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1 Responsable du service Vie Quotidienne (H/F)

Localisation recruteur Ville de MONTPELLIER    status candidat Titulaire

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ville montpellier 34 recrute
Poste ouvert en recrutement
13/09/2021

Descriptif et missions

Ville de MONTPELLIER recrute :
1 Responsable du service Vie Quotidienne (H/F)


Le service Vie Quotidienne, au sein de la direction des Relations aux publics, comprends outre des guichets dans l’hôtel de ville, quatre mairies de proximité et une mairie annexe.
Ce maillage territorial répond aux besoins de proximité de la population pour ses démarches les plus fréquentes : carte nationale d’identité, passeport, délivrance de copie d’acte d’état civil, légalisation de signature-
Vous encadrerez une équipe de près de 60 personnes au service des usagers, et serez garant de la bonne application des règles de droit et de l’égalité de traitement des usagers. L’amélioration constante de la qualité du service à la population est notre credo depuis plus de dix ans, vous en serez un acteur essentiel.


ACTIVITES :

l / Superviser et coordonner les missions et activités des agents du service
Animer les réunions
Planifier et répartir les activités aux agents en fonction des contraintes du service
Conduire les entretiens professionnels
Former et informer les agents du service (procédures, évolutions de la règlementation, accueil des nouveaux agents-)
Superviser la gestion des congés et autorisations d’absences des agents du service

ll/ Superviser la gestion budgétaire et administrative du service
Définir le projet de service (organisation, moyens, missions)
Définir les objectifs, les priorités et les résultats attendus
Réaliser et suivre les outils de pilotage de l’activité
Superviser l’élaboration des procédures
Elaborer le budget prévisionnel
Suivre l’exécution budgétaire et rectifier les écarts entre prévisionnel et réalisé
Contrôler la passation et l’exécution des marchés publics
Réaliser le bilan d’activité du service
Elaborer et rédiger les documents d’information et communication interne
Superviser le traitement des demandes des usagers et des partenaires extérieurs
Veiller à la qualité du service rendu

lll/ Veiller à la fiabilité et à la sécurité des actes juridiques du service
S’assurer du contrôle préalable des actes
Participer à la rédaction et à la mise en œuvre des procédures de contrôle des actes et documents délivrés
Contrôler les décisions et délibérations du service

IV/ Organiser l’accueil et l’information du public
Organiser le service d’accueil
Optimiser la gestion des flux et des temps d’attente
Développer les dispositifs de conseil et d’information sur les prestations délivrées

V/ Assurer la mise en œuvre et le suivi de la démarche qualité
Veiller au respect des procédures
Centraliser les documents et les procédures qualité du service
Veiller à la pertinence, la validité, la mise à jour et la diffusion des documents qualité
Assurer le suivi de l’ensemble des indicateurs qualité définis pour le service
Rappeler les objectifs de la démarche qualité si nécessaire
Etre le relais d’information entre le pilote de la démarche qualité et son service (participation aux réunions)
Proposer des axes d’amélioration continue
Définir, mettre en œuvre et suivre les plans d’actions correctrices
Organiser et animer les groupes qualité

VI/ Assurer une veille administrative et juridique
S’informer des évolutions juridiques et règlementaires
Proposer les moyens de mise en œuvre des évolutions constatées
Veiller à leur application
Identifier les tendances d’évolution et des expériences innovantes

Vll/ Développer et animer les réseaux de partenaires externes
Identifier et mobiliser les partenaires stratégiques
Participer à des réunions

Profil recherché

De formation supérieure (Niveau de diplôme requis par le statut particulier) vous détenez une bonne connaissance :
- Procédures et règlementation en termes de formalités administratives
- Techniques d’accueil et de régulation
- Outils bureautiques et informatiques
- Comptabilité publique
- Procédures internes en matière de Ressources Humaines
- Démarche qualité (Qualivilles)
- Organisation et fonctionnement de la collectivité
- Partenaires institutionnels

Vous êtes en capacité d’animer et manager une équipe, traduire les orientations stratégiques en plan d’action et repérer les marges de manœuvre, adapter et organiser les services d’accueil et les missions des agents dans un objectif de proximité, Intervenir en cas de tension et réguler les conflits, élaborer un budget prévisionnel et identifier les anomalies sur une opération comptable, entretenir des partenariats externes. Vos aptitudes au reporting seront appréciées !

Vous êtes reconnu(e) pour vos fortes qualités relationnelles, rigueur et organisation, réactivité, force de proposition, capacité à la prise de décision, capacité à gérer le stress, capacité à travailler en transversalité, discrétion.

Avantages liés au poste

  • NBI

Avantages collectifs au travail

  • Restauration collective/titres restaurant
  • Compte-Epargne Temps
  • Régime indemnitaire

Description de la collectivité

Ville de 282 143 habitants au cœur d'une métropole de 457 839 habitants.
7ème Ville de France classée parmi les plus dynamiques.

Merci de candidater directement sur le site de la Ville de Montpellier en cliquant sur le lien ci-dessous et en sélectionnant l’intitulé du poste visé.








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