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Adjoint au Chef du Service des Fonds et des Publics

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 CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA COTE D OR     Titulaire


conseil general cote or 21 recrute
01/04/2019

Descriptif et missions

CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA COTE D OR recrute :
Adjoint au Chef du Service des Fonds et des Publics

1) Au côté du Chef de Service, il anime et pilote le service, apporte un appui, voire une expertise, dans le portage et la mise en œuvre des politiques départementales relevant du service en favorisant la responsabilisation et la reconnaissance des agents, la fiabilité des actes produits et la réactivité du service :

o Représente, le cas échéant, le Chef de Service dans certaines réunions de travail (réunions de direction, réunions partenariales, réunions inter pôles,...),
o Participe à la déclinaison des orientations stratégiques et des priorités du Service,
o Participe à la coordination des activités du service en apportant, notamment, une expertise technique aux agents nécessaire à la fiabilité des actes et à l'harmonisation des pratiques,
o Participe à la bonne circulation et appropriation de l’information dans le service, et est garant de la réactivité et de la qualité du service rendu,
o Est amené à porter des projets du service ou des projets transversaux dont il assure le management opérationnel et l'évaluation,
o Est acteur de l’évaluation des politiques dont le service a la charge, sous l'impulsion du Chef de Service et, à ce titre, peut être amené à collaborer avec la MEOP,
o Est force de proposition pour faciliter l'adaptation des politiques dont le Service a la charge,
o Participe à la préparation et au suivi du budget propre au service,
o Contribue à la valorisation des missions du Conseil départemental en participant aux propositions d'actions de communication sur les missions du service,
o Conduit, le cas échéant, les évaluations des collaborateurs du service qui lui sont rattachés directement.

- Pilote et anime l’équipe d’accueil :

o Coordonne, encadre et anime l’équipe et s’attache à développer les compétences des agents,
o Est force de proposition pour améliorer le service rendu aux usagers,
o Participe au dialogue social interne au service et à la gestion des ressources humaines du service,
o Participe à la transversalité des actions au sein du service et avec l’autre service des Archives départementales.

2) Organise et suit le fonctionnement de la salle d’accueil :

o Organise l’emploi du temps de l’équipe chargée d’accueillir le public et d’effectuer les communications d’archives en salle de lecture,
o Répartit les tâches en son sein,
o Veille à la continuité du service assurée par elle,
o Contrôle les documents communiqués sur place (salle de lecture) et à l’extérieur (prêts institutionnels) : communicabilité légale, état matériel ; décide de toute mesure à prendre en cas de difficulté,
o Contrôle l’application du règlement intérieur des salles de consultation et de la législation relative à la communicabilité des archives.

3) Organise et suit les recherches par correspondance confiées à l’équipe d’accueil :

o Répartit les demandes de recherche qui lui sont confiées entre les agents compétents de son équipe,
o Effectue personnellement les recherches se rapportant aux producteurs administratifs dont il assure le suivi,
o Veille au respect des délais de réponse aux demandes de recherche.

4) Prend le relai de l’équipe d’accueil, en cas de besoin :

o Renseigne les lecteurs lorsque les sujets de recherches ou les questions posées sont complexes et que son équipe ne dispose pas des compétences/connaissances suffisantes pour répondre,
o En cas de sous-effectif au sein de l’équipe d’accueil et, le cas échéant, en milieu de journée, assure des permanences en salle de lecture (accueil, conseils, renseignements et magasinage).

5) Participe au suivi de producteurs d’archives :

o Forme et informe les services versants relevant de son secteur aux conditions et méthodes d’archivage,
o Etablit des tableaux de gestion des archives produites,
o Assiste les services dans la préparation des versements et des éliminations,
o Vérifie les bordereaux de versement et d’élimination.

6) Contribue au classement, à l’inventaire et à la valorisation des fonds :

o Effectue le tri, le classement, le reconditionnement et l’étiquetage,
o Rédige des instruments de recherche respectant les normes archivistiques en vigueur (logiciel utilisé par les Archives départementales de la Côte-d’Or : Arkhéïa),
o Peut être amené à encadrer les travaux de classements d’agents de son équipe ou de stagiaires, au sein des Archives ou dans les services producteurs,
o Participe à la mise en œuvre des projets éducatifs et culturels de la Direction.

Contexte particulier :
- Secret professionnel (Code du patrimoine, art. L. 211-3)
- Permis B indispensable pour se déplacer dans le Département afin de conseiller les services producteurs d’archives

Profil recherché

TRONC COMMUN DE COMPÉTENCES

- Organiser la mise en œuvre des actions dans le cadre des politiques confiées
- Planifier et contrôler les activités au sein de l’équipe
- S’assurer de l’information et veiller à sa bonne circulation ascendante et descendante
- Suivre l’exécution budgétaire
- Mettre en œuvre le dispositif d’évaluation (objectifs, formation, fiche de poste-) et assurer la bonne application des dispositifs RH en vigueur dans la collectivité
- Élaborer et suivre des indicateurs et des tableaux de bord
- Prévenir, réguler et gérer les conflits au sein de l’équipe

COMPÉTENCES SPECIFIQUES

- Utiliser les fonctionnalités avancées des applicatifs métier du domaine
- Définir et contrôler les accès aux salles de lecture
- Orienter, guider et conseiller le public dans ses recherches (particuliers, groupes, chercheurs)
- Connaître le cadre juridique du droit de la propriété intellectuelle, du droit d’auteur, du droit du patrimoine, du droit des usagers en matière de confidentialité des données
- Connaître le cadre réglementaire des archives (lois, circulaires et décrets de la direction des archives de France)
- Gérer, approvisionner et enrichir le fonds documentaire en l’adaptant aux besoins de la collectivité et aux évolutions de supports d’information
- Connaître les procédures de classement et d’archivage
- Transmettre ou détruire les archives selon la réglementation
- Elaborer des outils d’accès aux archives (guides, inventaires, bases de données, etc)

Avantages collectifs au travail

  • Charte managériale
  • Charte des valeurs/éthique
  • Démarche de conseil/protection des agents
  • Restauration collective/titres restaurant
  • Compte-Epargne Temps
  • Chèques vacances/loisirs
  • Amicale du personnel
  • Prise en charge frais déplacement formation
  • Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun
  • ARTT

conseil general cote or 21 emploi

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