Adjoint(e) au Responsable administratif et financier

Adjoint(e) au Responsable administratif et financier

Placé(e) sous l’autorité directe du responsable du secteur administratif, lui-même placé sous l'autorité de la Directrice du service Entretien, le gestionnaire apporte une aide permanente aux cadres de la direction en termes d’organisation, de gestion, d’information et de suivi de dossiers.

ACTIVITES PRINCIPALES:

- Assurer les missions administratives courantes de la Direction du Personnel Entretien,
- Gérer les absences des agents du service au quotidien et prévoir rapidement leur remplacement par redéploiement
- Gérer les congés de la Direction via les logiciels Ciril et Planning PME
- Gérer les heures supplémentaires et les arrêts de travail
- Suivi des courriers sur le logiciel Maarch et rédaction des courriers de la Direction
- Participation aux réunions de travail (préparation effectifs durant les congés scolaires, etc-)
- Gestion RH des vacataires surveillant(e)s de cantine et des gardiens d’école remplaçants (recrutements, entretiens, compte rendus d’entretien, élaboration des actes d’engagement, remplaçants, transmission à la DRH, etc.)
- Elaborer le planning des congés des différents groupes scolaires et autres bâtiments communaux (Equipe centrale)
- Mise en place et suivi des tableaux de bord statistiques des absences, suivi des formations, des demandes de stages, en lien avec la DRH
- Gestion et suivi de la boite mail formation dédiée au service pour transmission des informations aux agents et à leurs responsables
- Relance des entretiens de reprises auprès des responsables et faire le lien avec la DRH
- Participer à l’organisation de diverses manifestations et événements municipaux durant lesquels le personnel de la Direction de l’Entretien est mobilisé (fête des vendanges, réception municipale, élections, etc.)

- BAC+2 minimum et expérience sur poste similaire souhaitée
- Organisé, rigoureux et méthodique, savoir faire preuve d’initiative et d’anticipation des problématiques RH et organisationnelles sur la direction.
- Maîtrise des outils bureautiques indispensable et connaissance du logiciel CIRIL souhaitée
- Aptitude pour le travail en équipe et sens du service public
- Discrétion professionnelle

PARTICULARITES DU POSTE :

- Horaires spécifiques : Lundi, mercredi et vendredi : 7h30-12h00 / 13h30-16h20
Mardi et jeudi : 7h30-12h00 / 13h30-16h30