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Agent d'accueil et d'instruction (h/f)

Localisation recruteur Ville de ALBI    status candidat Titulaire ou contractuel

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ville albi 81 recrute
Agent d'accueil et d'instruction (h/f)
18/02/2021

Descriptif et missions

Ville de ALBI recrute :
Agent d'accueil et d'instruction (h/f)

Définition du métier ou de la fonction
Sous la responsabilité du chef de service, il est chargé au sein d'une équipe d'accueillir les usagers, de les renseigner et d'instruire leurs demandes afférentes à l'ensemble des domaines de compétences du service état civil/cimetières.

Fonctions et activités
État-civil
- En guichet : accueil, renseignement, instruction des demandes
- Titres d'identité : traite les demandes de cartes nationales d'identité, passeports et délivre les titres d'identité
- État civil : réceptionne les déclarations et établit des actes d'état civil (naissance, reconnaissance, décès, mariage) ; reçoit, contrôle et traite les demandes de ce domaine (délivrance d'actes, légalisation de signature, certification conforme de copie) ; remet des imprimés de demande de duplicata et délivre les livrets de famille
- Attestations d'accueil : renseigne sur la composition des dossiers
- Élections : enregistre les demandes d'inscription sur les listes électorales
- Prise de rendez-vous : prend des rendez-vous pour le dépôt de dossier de demande de titres d'identité, de mariage et d'attestation d'accueil

- Hors guichet :
- réceptionne et traite les appels téléphoniques
- enregistre et traite les demandes des usagers parvenues par courrier, mail, site mairie et service public
- mariages : vérifie les éléments du dossier et le prépare, diffuse la convocation au rendez-vous, reçoit les prétendants au mariage, établit le projet et l'acte de mariage, organise et participe aux cérémonies
- PACS : vérifie les éléments du dossier et le prépare, diffuse la convocation au rendez-vous, reçoit les partenaires et enregistre la déclaration de PACS
- participe à la tenue et à la mise à jour régulière des registres de l'état civil
- traite les demandes de vérifications des données d'état civil (COMEDEC)
- Attestations d'accueil : réceptionne et vérifie les éléments du dossier, établit l'attestation d'accueil et la soumet à la signature.

Élections
- met à jour les listes électorales (Elire et OpenElec). Période de scrutin : gère les procurations, organise les scrutins, traite les données recueillies les jours de scrutin

Recensement citoyen
- pour chaque période, procède à la vérification des jeunes recensés dans la période, corrige le fichier établi (Pecoto) et le dépose sur l'espace dédié (majdc.fr -Présage).

L'agent est susceptible d'exercer l'ensemble des activités du service état civil/cimetières

Catégorie statutaire
- Poste de catégorie : C
- Filière : administrative
- Rifseep : 9

Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste
- Poste marqué par l'importance de l'accueil du public
- Participation aux cérémonies de mariage par roulement du lundi au samedi
- Travail le dimanche lors des scrutins électoraux
- NBI fonction d'accueil à titre principal
- Amplitude horaire du service : de 8h à 17h30 du lundi au vendredi
- Horaires de travail quotidien dans ce cadre - 7h24
- Temps complet

Profil recherché

Ressources ou compétences requises
Savoir
- Connaissance du cadre législatif et réglementaire dans le domaine de l'état civil, des élections, du recensement citoyen, de la délivrance des titres d'identité et du funéraire
- Connaissance de l'organisation interne de la collectivité et de ses circuits d'information

Savoir faire
- Maîtriser le cadre législatif et réglementaire pour répondre aux demandes des usagers
- Être capable de faire face à tout type de public, en s'adaptant à son interlocuteur
- Maîtriser les techniques de communication notamment téléphonique
- Analyser les demandes pour apporter une réponse conforme et complète
- Maîtriser open office et être capable de s'adapter aux logiciels métier (Application ANTS, Mélodie, OpenElec, Maestro Opus, cimetières-)
- Se conformer à des opérations méthodiques et des consignes
- Capacités rédactionnelles
- Être capable de s'adapter à des tâches et des environnements de travail divers

Savoir être
- Sens affirmé du service public et goût du contact avec le public
- Sens du travail en équipe
- Discrétion
- Rigueur pour l'application de la réglementation et des procédures
- Polyvalence et flexibilité
- Méthode, organisation, sens des priorités et esprit d'initiative
- Bonne présentation

Avantages liés au poste

  • NBI

Avantages collectifs au travail

  • Prime de fin d’année
  • Compte-Epargne Temps
  • Chèques vacances/loisirs
  • Prise en charge Mutuelle
  • Prise en charge frais déplacement formation
  • Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun
  • Abonnement COS ou CAS
  • Régime indemnitaire
  • ARTT
  • RIFSEEP

Description de la collectivité

La Ville d’Albi et la Communauté d’Agglomération de l’Albigeois sont situées dans le Département du Tarn (81) en Région Occitanie et compte 49 024 habitants pour la Ville et 82 435 dans l’Agglomération.



ville albi 81 emploi

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