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Agent d’accueil secrétariat (H/F)

Localisation recruteur Mairie de ROSNY-SOUS-BOIS    status candidat Titulaire ou contractuel

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rosny bois 93 recrute
Poste ouvert en recrutement
05/09/2021

Descriptif et missions

Mairie de ROSNY-SOUS-BOIS recrute :
Agent d’accueil secrétariat (H/F)

L’agent assure le premier accueil au sein de la structure. Il assure les mises à dispositions journalières des salles municipales, certaines missions de secrétariat et le binôme avec l’agent en charge du suivi des subventions indirectes.



Missions principales :

Assurer l’accueil et gérer les supports de communication

- Accueil physique et téléphonique

- Enregistrement et traitement des demandes diverses du public

- Assurer une première réponse aux usagers

- Assister et diriger les visiteurs vers les différents secteurs de la collectivité

- Assurer le suivi calendaire des RDV du service

- Enregistrement et suivi des ouvrages acquis

- Gestion des plaquettes d’informations mises à disposition du public

- Gestion des demandes de communication des associations (panneaux lumineux, insertion - bouger -, affichage, diffusion sur les écrans)

- Suivi des statistiques du service

Assurer une partie du secrétariat du secteur

- Scanner les diverses pièces annexes aux dossiers des associations

- Envoi des différents courriers et courriels

- Suivi du fichier - base courriels -

- Enregistrement des courriers reçus

- Gestion des demandes de domiciliation

- Gestion et suivi du fichier d’identification des associations (répertoire Excel et Internet)

- Aide aux associations pour compléter les dossiers de demande de subvention

- Gestion des courriers à destination des associations ayant leur siège social à la Mda ou à l’Hôtel de Ville

- Préparation des dossiers annuels

- Classement et archives

Assurer le binôme avec l’agent en charge du suivi des subventions indirectes

- Collecte de toutes les demandes (associations, syndics, services, particuliers, etc.)

- Vérification et suivi des dossiers permanents des associations

- Gestion des plannings des salles

- Suivi des prêts de salles et plus particulièrement celles à la journée (associations et services) et les demandes annuelles

- Rédaction de fiches de liaison à l’attention des secteurs référents

- Rédaction des décisions et contrats de prêts

- Centralisation et orientation des notes de services

- Organisation et suivi de la sous régie de recettes

- Gestion des chèques de caution

- Suivi de statistiques

Être support lors des actions spécifiques

- Accueil du public lors des réunions en soirée

- Participation à la préparation et à l’animation des journées consacrées aux associations

Profil recherché

Connaître le monde associatif

Connaître le fonctionnement de la collectivité

Compétences techniques :

- Maitriser les logiciels de bureautique

- Connaissance des logiciels métiers (Ciril).

Compétences comportementales :

- Etre rigoureux,

- Savoir travailler en équipe,

- Etre discret,

- Etre diplomate,

- Etre force de proposition,

- Etre disponible.



- Partenaires internes et externes :

- Les associations de la commune

- Les différents secteurs de la collectivité

- Le public (syndics, particuliers et autres)

Conditions de travail :

- Lieu de travail : Maison des associations

- Horaires : du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 13h30 à 18h, fermeture annuelle du 15 juillet au 14 aout et du 26 au 31 décembre

- Contraintes particulières : un week-end de septembre travaillé, accueil lors des réunions en soirée (1 fois par trimestre), un samedi en juin.

Avantages collectifs au travail

  • Prime de fin d’année
  • Amicale du personnel
  • Abonnement CNAS ou FNAS
  • Abonnement COS ou CAS
  • Régime indemnitaire
  • ARTT

Description de la collectivité

Rattachée à la Métropole du Grand Paris (MGP) et à l’établissement public territorial Grand Paris Grand Est (GPGE), Rosny-sous-Bois compte 45 000 habitants, gère un budget de près de 100 millions € et emploie plus de 1 100 agents.

La ville est à la fois résidentielle et active avec, notamment, les centres commerciaux Rosny 2 et Domus qui ont un rayonnement régional. Elle comprend 25% de logements sociaux et trois quartiers inscrits en politique de la ville. Desservie par les autoroutes A86, A3 et A103, elle est reliée à Paris par le RER E (19 minutes de Saint-Lazare). Territoire de projet à fort potentiel, elle sera reliée au métro d’ici 2022 (prolongation de la ligne 11), ainsi qu’au Grand Paris Express d’ici 2025 (ligne 15 Est).


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