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Agent d’Accueil à l’UNIVERSITE DU TEMPS LIBRE (UTL)

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 METROPOLE AMP . Pays d'Aubagne.     Titulaire


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06/06/2018

Descriptif et missions

METROPOLE AMP . Pays d'Aubagne. recrute :
Agent d’Accueil à l’UNIVERSITE DU TEMPS LIBRE (UTL)

L'Université du Temps Libre met à la disposition de toutes les personnes bénéficiant de temps libre, un dispositif leur permettant d’acquérir des connaissances, d’avoir des activités intellectuelles, artistiques et physiques variées, dans un esprit d’ouverture et de convivialité. Cette structure propose tout au long de l'année diverses activités : ateliers, sorties, stages, conférences.

Située au Centre de Congrès Agora à Aubagne, l’UTL accueille plus de 980 adhérents et 45 intervenants. Son équipe est composée de 3 personnes. Le poste d’agent d’accueil est placé sous la responsabilité du chef de service.

L’agent interviendra à l’Accueil de l’Université du Temps Libre situé au Centre de Congrès Agora à Aubagne avec des Missions d’ACCUEIL et de SECRÉTARIAT

Activités principales:

- Accueil physique et téléphonique au siège de l’UTL à Agora
- Accueil du public à l’entrée des conférences en amphithéâtre
- Travail de secrétariat, enregistrement du courrier arrivé, rappel des stages et sorties aux adhérents par mailing
- Participation à la logistique des évènements organisés par l’UTL
- Mise sous pli, photocopies, envoi des bulletins d’inscription aux sorties
- Régisseur mandataire de la régie de recettes pour l’encaissement des droits d’entrée et de participations aux activités organisées par l’UTL.
- Sorties UTL : prise des inscriptions à l’accueil, suivi des annulations et reports, saisie des inscriptions dans le fichier des adhérents FilemakerPro
- Tenue et mise à jour du comptoir d’accueil (affichage, flyers -)
- Prise en charge de l’affichage des salles de cours UTL au Centre de congrès Agora
- Fournitures : gestion et commande des fournitures de bureau
- Classement et archivage

Activités secondaires :
En polyvalence avec l’équipe UTL
- Assurer le départ de cars (accueil et pointage des adhérents).
- Accompagnement des sorties en collaboration avec le guide UTL.

Profil recherché

- Planifier et organiser
- Utiliser les outils bureautiques
- Maîtriser les outils bureautiques traitement de texte et tableaux (Word, Excel) et FilemakerPro (formation interne UTL)
- Rédiger un courrier, un document -
- Qualités relationnelles
- Sens du service public
- Rigueur et organisation
- Communiquer
- Écouter
- Esprit d’équipe
- Confidentialité

Description de la collectivité

Territoire à taille humaine situé entre mer et collines à l’Est des Bouches-du-Rhône, le Pays d’Aubagne et de l’Etoile compte aujourd’hui 101 252 habitants répartis dans douze communes.



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