Accueil - Opportunité de mobilité territoriale - Agent polyvalent unité accueil (H/F) - Mairie de ROSNY-SOUS-BOIS

Agent polyvalent unité accueil (H/F)

Localisation recruteur Mairie de ROSNY-SOUS-BOIS    status candidat Titulaire

PARTAGER

rosny bois 93 recrute
Agent polyvalent unité accueil (H/F)
30/11/2020

Descriptif et missions

Mairie de ROSNY-SOUS-BOIS recrute :
Agent polyvalent unité accueil (H/F)

L’agent réparti son temps entre les deux postes de travail de l’unité. Lorsqu’il est affecté à l’accueil, il est chargé de l’accueil physique et de l’orientation du public de l’accueil général de l’Hôtel de Ville. Lorsqu’il est affecté au standard, il est chargé de l’accueil et de l’orientation téléphonique du public et du personnel communal.



Missions principales :
Tenir l’accueil physique que de l’Hôtel de Ville

Poser les - bonnes questions - pour une compréhension du besoin,
Etre capable d’identifier le besoin en fonction des informations délivrées par l’usager ou l’intervenant extérieur
S’assurer d’avoir bien cerné le besoin des personnes
En fonction de cela :
orienter les interlocuteurs vers la bonne personne ou le bon service de la collectivité ou des services publics quel qu’ils soient
informer les interlocuteurs des évènements, manifestations ou prestations à leur disposition
Accompagner les personnes en difficulté physique jusqu’au service désiré
Réceptionner toutes les livraisons et se charger de la récupération par les services destinataires
Réceptionner des plis et tenir à jour le registre de suivi et des objets (badges, clefs) et en assurer la remise au collègue ou service concerné.
Gérer le besoin et la diffusion des multiples documents remis aux usagers émanant des autres services
Gérer la diffusion des notices et formulaires propres à l’unité et être force de proposition auprès de la hiérarchie pour proposer une information documentaire actualisée et de qualité
Gérer l’affichage de l’accueil
Gérer l’accès aux deux parkings de la Mairie
Gérer le distributeur d’eau
Gérer les - événements - situés à l’accueil (collectes des déclarations d’imposition, appels au vote divers, distribution de graines, remise des disques bleus, collecte des bouchons et des piles etc.)
Gérer le photocopieur situé dans le hall et aider les usagers à s’en servir
Gérer le parc Mairie des vélos électriques
-l’enregistrement de tous les types de courriers déposés à l’accueil

-gérer le calendrier et le planning de la semaine (réunions internes et externes)

-gérer l’ouverture de la porte du fond qui donne accès aux escaliers, ascenseur et salles

- gérer les rendez-vous des élus et services par téléphone ou physique

- tenir la comptabilité de la petite caisse pour la photocopieuse et effectuer de la monnaie aux usagers

l’ouverture et la fermeture des portes de l’Hôtel-de-Ville en cas d’empêchement des gardiens
Se tenir au fait des services proposés sur la Ville et des évolutions de l’organigramme



Tenir l’accueil téléphonique (standard) de l’hôtel de ville

-Assurer l’accueil téléphonique du standard général

-Filtrer les appels,

Renseigner et orienter les interlocuteurs,

Interroger les interlocuteurs pour bien cerner la demande,

-Savoir identifier le besoin précis et la personne ou le service désiré

-Basculer les appels vers les bons services en fonction des informations recueillies auprès de son interlocuteur

-Composer les numéros pour les responsables et leur passer la communication,

-Effectuer des recherches de numéros et d’informations sur Internet.

-Se tenir informé et mettre à jour quotidiennement le répertoire, outil de travail du standard

-Faire la procédure de mise à jour trimestrielle de l’annuaire de la collectivité

-Se tenir quotidiennement informé de tous les évènements et manifestations sur la ville par le biais d’internet



Officier lors des cérémonies

-Prendre en charge le protocole lors des cérémonies et événements (mariages, parrainages civils, Inaugurations,-) :

Préparation des lieux,
Accompagnements des cortèges,
Organisation de la cérémonie ou de l’événement (placement du public, prise de parole etc.)



Participer à d’autres tâches ponctuelles

Assurer de petites tâches ponctuelles de secrétariat dans les services de la mairie : préparation et conditionnement de mailing.

Participer à des tâches administratives récurrentes au sein de l’unité citoyenneté

Profil recherché

Connaître les techniques d’accueil physique et téléphonique



Compétences techniques :

Maîtriser l’utilisation d’internet et d’un standard (POPC)



Compétences comportementales :

Être discret,
Savoir travailler en équipe
Être soigneux dans sa présentation
Être poli
Être disponible
Avoir du suivi dans son travail
Savoir gérer son stress dans les situations fréquentes d’affluence physique ou téléphonique
Être ouvert
Connaître les différents services et prestations proposées, les services de la ville et les noms des collègues référents
Être diplomate et être patient.


Spécificités et environnement du poste :

- Partenaires internes et externes :

- Les responsables du service

- Les collègues OEC du service

- Les autres services de la commune

- Le public

- Le personnel de la mairie

- Les élus.





Conditions de travail :

- Lieu de travail : Hôtel de Ville

- Horaires : 37h30 par semaine+ travail par roulement le samedi matin après-midi (mariages, noces d’or et parrainages civils) et le soir et le w.e (manifestations, réunions publiques..)

- Utilisation de produits / matériels spécifiques : Utilisation de matériel de bureautique : informatique/téléphone standard/internet

- Dotation vestimentaire et équipement de protection individuels prévus : Mise à disposition de tenues d’accueil et de cérémonies

- Contraintes particulières : - Travail les soirs et dimanches pour réunions publiques, cérémonies et manifestations et les we d’élections

Avantages collectifs au travail

  • Prime de fin d’année
  • Amicale du personnel
  • Abonnement CNAS ou FNAS
  • Abonnement COS ou CAS
  • Régime indemnitaire
  • ARTT

Description de la collectivité

Rattachée à la Métropole du Grand Paris (MGP) et à l’établissement public territorial Grand Paris Grand Est (GPGE), Rosny-sous-Bois compte 45 000 habitants, gère un budget de près de 100 millions € et emploie plus de 1 100 agents.

La ville est à la fois résidentielle et active avec, notamment, les centres commerciaux Rosny 2 et Domus qui ont un rayonnement régional. Elle comprend 25% de logements sociaux et trois quartiers inscrits en politique de la ville. Desservie par les autoroutes A86, A3 et A103, elle est reliée à Paris par le RER E (19 minutes de Saint-Lazare). Territoire de projet à fort potentiel, elle sera reliée au métro d’ici 2022 (prolongation de la ligne 11), ainsi qu’au Grand Paris Express d’ici 2025 (ligne 15 Est).

rosny bois 93 emploi

candidature rapide hover POSTULER À CETTE OFFRE
Déjà inscrit sur Emploi-Collectivités ? Connectez-vous ! connexion compte candidat




 OU 

Votre candidature

Votre CV

Formats acceptés : doc, docx, pdf, odt, txt, rtf, png, jpg < 2Mo

Votre e-mail pour suivre votre candidature