Assistant administratif en charge du recrutement et de la formation

Assistant administratif en charge du recrutement et de la formation

'Activités principales : en lien étroit avec le conseiller développement des compétences

1. En matière de recrutement :
- Mettre à jour les tableaux de bord internes
- Prendre les rendez-vous des entretiens pour les conseillers ou de jury de recrutement (rendez-vous Outlook, envoi des mails aux candidats, préparation des pochettes pour les membres du jury)
- Suivre les renouvellements et les fins de fonctions des agents temporaires en lien avec les gestionnaires
- Saisir et suivre les réponses aux candidats externes

2. En matière de mobilité :
- Réceptionner des demandes de mobilité interne et mettre à jour le tableau de suivi
- Organiser et suivre les tests de positionnement pour les agents en demande de mobilité
- Gérer et suivre les décisions d'affectation
- Suivre les réponses aux candidats internes

3. En matière de formation :
- Organiser les stages intra (organismes privés ou CNFPT) et en interne : envoi des convocations par mail, établissement des feuilles d'émargement, édition et envoi des attestations de stage et organisation logistique des formations (réservation de salle, de matériel-)
- Mettre en place les sessions de formation: contact avec les organismes, organisation des plannings avec les directions concernées et suivi du bon déroulement de la formation (envoi de mail, recensement des participants...)
- Inscrire et suivre des demandes individuelles de formation via le CNFPT
- Établir un dossier par agent
- Suivre les réponses aux candidats
- Saisir sur le logiciel CIVITAS et le tableau Excel, suivre et clôturer les dossiers, classer les dossiers
- Remplir les états de service pour les concours et les examens professionnels
- Suivre les formations individuelles payantes : recherche de devis supplémentaires (hors marchés) ou simple demande de devis (sur marchés), gestion de la convention financière puis gestion des bons de commande en collaboration avec la cellule Coordination financière et marchés, organisation logistique des formations (constitution des dossiers, compléter le tableau)
- Rédiger des courriers de réponses négatives en cas de refus de formation
- Organiser les ouvertures et fermetures des stages en intra et en interne
Ouverture : accueillir les agents et le formateur, vérifier le matériel mis à disposition, vérifier la présence des stagiaires (le 1er jour), présenter le formateur et rappeler les objectifs de la formation, les règles à respecter pendant le temps du stage
Fermeture : temps d'échange entre le conseiller, le formateur et les agents
- Établir un compte rendu sur la formation et ajustement si nécessaire en lien avec les conseillers et les directions
- Effectuer une veille statutaire des formations
- Classer et archiver les dossiers

- Titulaire d'un diplôme supérieur en Ressources Humaines
- Expérience sur des fonctions similaires souhaitée
- Connaissances en matière de formation et de recrutement
- Capacités relationnelles
- Capacité à travailler en équipe
- Disponibilité et sens du service public