Assistant administratif et comptable H/F

Assistant administratif et comptable H/F

Sous l’autorité du Responsable administratif et financier l’Assistant(e) administratif(ve) et comptable assure le traitement administratif et comptable de l’établissement :

Gestion comptable
- Créer et mettre à jour les fiches tiers
- Saisir et suivre les bons de commande, les contrats et marchés publics
- Contrôler les imputations comptables et la disponibilité des crédits, traiter les anomalies, suivre les engagements non soldés
- Conseiller, assister et former les services utilisateurs du logiciel métier financier
- Contrôler et suivre les factures fournisseurs, gérer les notes de frais
- Mandater et envoyer les flux à la Trésorerie, traiter les rejets de paiement
- Contrôler, saisir et suivre les titres de recettes (P503, subventions, régies-)
- Envoyer les titres et suivre les encaissements par la Trésorerie
- Participer aux différentes étapes budgétaires (BP, DM, CA-)
- Suivre les dossiers de financement (conventions, état des dépenses, demandes d'acomptes et soldes...)


Gestion administrative
- Secrétariat administratif du service Administration et de la Direction : accueil téléphonique et physique, tenue des agendas, préparation des documents nécessaires aux rendez-vous, distribution du courrier, suivi de la maintenance de l’affranchissement et des copieurs
- Centraliser les besoins des services et effectuer les commandes de fournitures pour l’établissement
- Mettre en forme divers documents tels que la rédaction de courriers, de prise de notes, de comptes rendus de réunions, la notification des marchés publics
- Participer à l’organisation matérielle et au suivi des conseils d’administration (calendrier des séances, réservation de salle, convocation des membres, transmission des actes à la Trésorerie, tenue du registre des délibérations-)
- Participer en fonction des besoins aux démarches et projets pilotés par le service, à la production des indicateurs des tableaux de bord
- Diffuser les informations aux services et aux agents
- Classer et archiver les pièces traitées (tri, élimination)

COMPÉTENCES

Théoriques : Connaissance du fonctionnement des collectivités, connaissance des procédures administratives et financières, maîtrise des techniques de secrétariat et des règles de la comptabilité publique M14, intérêt pour le spectacle vivant et les arts plastiques.

Techniques : Word, Excel, CIRIL Finances

Qualités requises : sens de l’accueil et de l’organisation, rigueur, capacité à travailler en équipe, à partager et à transmettre les informations utiles

Une formation aux techniques de secrétariat et à la comptabilité est recommandée