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ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE SERVICES TECHNIQUES

Localisation recruteur Ville de ORLY    status candidat Titulaire ou contractuel

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ville orly 94 recrute
ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE SERVICES TECHNIQUES
Localisation recruteur Ville de ORLY    status candidat Titulaire ou contractuel
Poste ouvert en recrutement
27/12/2021

Descriptif et missions

Ville de ORLY recrute :
ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE SERVICES TECHNIQUES

L’assistante administrative organise son activité autour de missions classiques (courrier, agenda et rendez-vous, classement, accueil -) et spécifiques en transversalité pour l’ensemble des membres de la Direction et en binôme avec un autre agent du service.

1/ Tâches régulières

- Accueil physique et téléphonique, émission et suivi de fiche de transmission de messages ;
- Organisation de rendez-vous et de séances de travail, réservation de salles, organisation de déplacements, visio-conférences, - ;
- Traitement des demandes de l'ensemble de la Direction (courriers, messageries spécifiques et personnelles, application mobile) le dispatching du courrier étant assuré par l’assistante du DST ;
- Gestion des agendas électroniques des directeurs et techniciens sauf celui du DST ;
- Rédaction de notes, comptes rendus, courriers, actes administratifs ;
- Gestion des parapheurs et courriers signés ;
- Classement et Archivage de documents (numérique et papier) ;
- Soutien logiciel métier auprès des directeurs et techniciens (gestion technique Colbert, finances Ciril, plateforme de publicité, -) ;
- Assistance au suivi de l’exécution budgétaire (saisie de bons de commande, tableaux de suivi, alerte) ;
- Assistance au suivi et avancement des marchés publics et contrats (tableaux de suivi, alerte) ;
- Traitement et suivi des autorisations de voiries et demandes de dérogation portant sur la règlementation du bruit lié aux chantiers publics ou privés sur la commune ;
- Gestion des demandes d’intervention des prestataires (ascenseurs, éclairage public, signalisation, chauffage, 3D, location maintenance des fontaines réfrigérées, prélèvements d’ECS et eau froide, Analyses amiante, fourrière animale et chats libres, maintenance des pigeonniers et dispositifs anti-pigeons-) et de l’annuaire téléphonique afférent à ces prestataires ;
- Gestion des tableaux de suivi en lien avec le patrouilleur.

2/ Tâches ponctuelles

- Instruction et suivi des permis de détention pour les animaux dits dangereux,
- Suivi des procédures d’avis à l’occasion des études d’impacts et des enquêtes publiques concernant les installations classées
- Interfaces avec l’EPT GOSB sur les problématiques déchets - Gestion des procédures dépôts sauvages.

Profil recherché

1/ Savoir-faire/savoirs techniques :
- Maitriser l’orthographe et la rédaction
- Utiliser l’outil informatique (Excel, Word, Powerpoint, messagerie).
- Utiliser des logiciels professionnels de gestion (Finances, techniques -)
2/ Savoirs / connaissances théoriques :
- Connaissance souhaitées de l’Environnement juridique territorial

3/ Qualités
- Capacités relationnelles
- Rigueur / sérieux / sens de l’organisation ;
- Autonomie, prise d’initiatives, force de propositions, réactivité ;
- Disponibilité et dynamisme ;
- Capacité à rendre compte ;
- Correction et réserve envers le public,
- Confidentialité et discrétion.

Formation en Secrétariat, expériences dans d’autres collectivités ou d’autres services sur des missions similaires

Poste à temps complet - 37h30 hebdomadaires
Rémunération statutaire, IFSE et CIA et prime annuelle, CNAS et participation mutuelle et prévoyance

Avantages collectifs au travail

  • Prime de fin d’année
  • Compte-Epargne Temps
  • Prise en charge frais déplacement formation
  • Abonnement CNAS ou FNAS
  • Abonnement COS ou CAS

Description de la collectivité

La Ville d’Orly est située dans le Département de Val de Marne (94) en Ile de France et compte 23 515 habitants.

Bordée par la Seine et à moins de 10 km de Paris, la commune d’Orly accueille sur son territoire l'aéroport mondialement connu de Paris-Orly.

Orly est membre de l’Etablissement Public Territorial du Grand Orly Seine Bièvre.

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