Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

Assistant(e) administratif(ve) à la direction des Affaires juridiques et commande publique (H/F)

Sous l’autorité du Directeur des Affaires juridiques, au service de l’ensemble de la Direction juridique et Achats, vous aurez les missions suivantes :

Domaine juridique – administratif :

- Gestion en propre des assurances de la Ville : déclaration de sinistre (responsabilité civile, dommage aux bien, flotte automobile-) ; production (demande d’assurance supplémentaire pour un événement, un véhicule, une exposition-.) et tenue à jour des tableaux de suivi ;
- Assistance de la Directrice dans le montage du budget des assurances ou la conception des contrats ;
- Rédaction ou mise en forme de divers documents (courriers, rapports, convocations, décisions, comptes rendus de réunion-) et diffusion pour le compte de l’ensemble de la Direction ;
- Tenue à jour de certains tableaux internes ou partagés avec d’autres directions : registre des décisions, arrêtés, tableau communication des actes administratifs, tableau de renouvellement des marchés, etc. ;
- Préparation des réunions : réservation de salle, gestion des agendas du directeur, relance des interlocuteurs ;
- Classement et archivage (papier et numérique) des documents de l’ensemble de la Direction.

Domaine achats – comptabilité :

- Gestion de certaines familles d’achat sous le contrôle du gestionnaire Achats : vérification des demandes des services, gestion de l’ensemble du processus de facturation, suivi en lien avec le fournisseur, réception et contrôle des livraisons, distribution ;
- Suppléance du gestionnaire Achats sur la gestion quotidienne des achats et sous le contrôle de la DAJ ;
- Gestion des factures et bons de commandes pour le domaine juridique ;
- Appui du gestionnaire Achats dans l’organisation et la gestion des réserves.




CONDITIONS D’EMPLOI :

Poste ouvert à temps plein ou 80% ;
Travail de bureau avec déplacements possibles et manutention légère ;
37h30 hebdomadaires pour un poste à temps plein :
Du lundi au mercredi 08h45/12h30 et 13h45/17h30
Jeudi 08h30/12h30 et 13h45/17h30
Vendredi 08h30/12h30 et 13h45/17h00



Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime de fin d’année
+ CNAS + Politique de formation développée

QUALITES REQUISES :

- Capacité d’analyse et gestion des demandes d’information ;
- Capacité d’organisation, polyvalence, réactivité et autonomie ;
- Aptitude à travailler en équipe ;
- Discrétion ;
- Bonne maîtrise de l’outil bureautique.