ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F

ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F

FINALITE DU POSTE
Le professionnel prendra en charge les missions administratives et financières liées à l’activité des établissements séniors.

1/ Liste des activités constituant le cœur de métier

a) Accueillir, informer, orienter, accompagner
- Assurer l’accueil physique ou téléphonique
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Informer sur le fonctionnement, les démarches, les procédures, les prestations et actions mises en œuvre par les établissements seniors
- Accompagner le bénéficiaire dans l’instruction de dossiers administratifs pour transmission aux organismes et en assurer le renouvellement (APL, APA, ASL-)

b) Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
- Concevoir et rédiger des courriers, des notes, des comptes rendus
- Créer, classer et archiver les dossiers informatiques et administratifs (bénéficiaires et agents)
- Rédaction des actes administratifs en lien avec la directrice établissements seniors
- Participer à la rédaction des appels à projets et bilans
- Assurer la mise à jour des outils (répertoire professionnel, documents internes-)
- Participer à la rédaction des Bonnes Pratiques des services

c) Suivre les projets et activités de la direction
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de l’assistante
- Gestion des agendas et rendez-vous
- Participer à la planification des activités de la résidence
- Renseigner les tableaux de suivi et activités du service
- Participer à la planification hebdomadaire des interventions via le logiciel métier
- Participer aux enquêtes de satisfaction règlementaires des différents dispositifs
- Remplir les tableaux statistiques des activités du pôle (suivi des résidents, des dossiers administratifs, des appels reçus-)
- Extraire les données statistiques
- Participer à la rédaction du rapport d’activité
- Participer à l’évaluation interne et externe ainsi qu’à la mise en place des actions d’amélioration

d) Participer à la gestion financière
- Suivre l’exécution budgétaire du service (gestion des commandes sur le logiciel dédié, relais de la facturation des prestations, relais de pointage des prestations)
- Participer à la régie recette

2/ Liste des activités secondaires
- Relayer l’agent d’accueil de la résidence (relever et distribuer le courrier, aide administrative simple auprès des usagers, participation à la rédaction des procédures des établissements seniors (incendie, légionnelle, travaux-)

1/ Savoir-faire/savoirs techniques :

- Maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint-)
- Aisance informatique pour l’utilisation des logiciels métiers CIRIL, Millésime, MAELIS, BO, COLBERT, ZIMBRA
- Très bonne capacité rédactionnelle
- Bonne communication orale
- Capacité d’organisation, de planification et d’anticipation
- Capacité d’écoute et d’analyse des demandes

2/ Savoirs/connaissances théoriques :

- Connaissance de l’environnement territorial
- Connaissance des problématiques liées au vieillissement et au handicap
- Connaissance des partenaires et réseaux professionnels intervenants auprès des personnes âgées et handicapées
- Connaissance des prestations, dispositifs et aides existants pour ces publics

3/ Posture professionnelle :

- Aisance rédactionnelle et rigueur
- Qualité relationnelle et empathie
- Esprit d’initiative et réactivité
- Capacité d’adaptation
- Confidentialité et discrétion