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ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F

Localisation recruteur Ville de ORLY    status candidat Titulaire ou contractuel

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ville orly 94 recrute
Poste ouvert en recrutement
04/05/2021

Descriptif et missions

Ville de ORLY recrute :
ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F

FINALITE DU POSTE
Le professionnel prendra en charge les missions administratives et financières liées à l’activité des établissements séniors.

1/ Liste des activités constituant le cœur de métier

a) Accueillir, informer, orienter, accompagner
- Assurer l’accueil physique ou téléphonique
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Informer sur le fonctionnement, les démarches, les procédures, les prestations et actions mises en œuvre par les établissements seniors
- Accompagner le bénéficiaire dans l’instruction de dossiers administratifs pour transmission aux organismes et en assurer le renouvellement (APL, APA, ASL-)

b) Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
- Concevoir et rédiger des courriers, des notes, des comptes rendus
- Créer, classer et archiver les dossiers informatiques et administratifs (bénéficiaires et agents)
- Rédaction des actes administratifs en lien avec la directrice établissements seniors
- Participer à la rédaction des appels à projets et bilans
- Assurer la mise à jour des outils (répertoire professionnel, documents internes-)
- Participer à la rédaction des Bonnes Pratiques des services

c) Suivre les projets et activités de la direction
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de l’assistante
- Gestion des agendas et rendez-vous
- Participer à la planification des activités de la résidence
- Renseigner les tableaux de suivi et activités du service
- Participer à la planification hebdomadaire des interventions via le logiciel métier
- Participer aux enquêtes de satisfaction règlementaires des différents dispositifs
- Remplir les tableaux statistiques des activités du pôle (suivi des résidents, des dossiers administratifs, des appels reçus-)
- Extraire les données statistiques
- Participer à la rédaction du rapport d’activité
- Participer à l’évaluation interne et externe ainsi qu’à la mise en place des actions d’amélioration

d) Participer à la gestion financière
- Suivre l’exécution budgétaire du service (gestion des commandes sur le logiciel dédié, relais de la facturation des prestations, relais de pointage des prestations)
- Participer à la régie recette

2/ Liste des activités secondaires
- Relayer l’agent d’accueil de la résidence (relever et distribuer le courrier, aide administrative simple auprès des usagers, participation à la rédaction des procédures des établissements seniors (incendie, légionnelle, travaux-)

Profil recherché

1/ Savoir-faire/savoirs techniques :

- Maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint-)
- Aisance informatique pour l’utilisation des logiciels métiers CIRIL, Millésime, MAELIS, BO, COLBERT, ZIMBRA
- Très bonne capacité rédactionnelle
- Bonne communication orale
- Capacité d’organisation, de planification et d’anticipation
- Capacité d’écoute et d’analyse des demandes

2/ Savoirs/connaissances théoriques :

- Connaissance de l’environnement territorial
- Connaissance des problématiques liées au vieillissement et au handicap
- Connaissance des partenaires et réseaux professionnels intervenants auprès des personnes âgées et handicapées
- Connaissance des prestations, dispositifs et aides existants pour ces publics

3/ Posture professionnelle :

- Aisance rédactionnelle et rigueur
- Qualité relationnelle et empathie
- Esprit d’initiative et réactivité
- Capacité d’adaptation
- Confidentialité et discrétion

Avantages collectifs au travail

  • Prime de fin d’année
  • Compte-Epargne Temps
  • Prise en charge frais déplacement formation
  • Abonnement CNAS ou FNAS
  • Abonnement COS ou CAS
  • ARTT
  • RIFSEEP
  • CIA

Description de la collectivité

La Ville d’Orly est située dans le Département de Val de Marne (94) en Ile de France et compte 23 515 habitants.

Bordée par la Seine et à moins de 10 km de Paris, la commune d’Orly accueille sur son territoire l'aéroport mondialement connu de Paris-Orly.

Orly est membre de l’Etablissement Public Territorial du Grand Orly Seine Bièvre.


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