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Assistant administratif h/f

offre emploi ville suresnes 92
Référence :  #35595-EC
Date :  01/06/2017
Collectivité : Ville de SURESNES(00)
Filière : Administratif
Métier  Affaires générales, Direction générale, Ressources humaines
Cadre d'emploi : Adjoint administratif territorial-AAT
Catégorie : C
Statut : Titulaire
Lieu de travail : SURESNES (Île-de-France)
Type d'offre : Fonction publique territoriale
Type de contrat : Titulaire
Niveau d'études : BEP
Expérience : 2 à 3 ans
Rémunération : Rémunération statutaire + régime indemnitaire


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ville suresnes 92 recrute

Descriptif et missions

Ville de SURESNES recrute :
Assistant administratif h/f

Accueil et secrétariat : Gère l’agenda selon les directives. Réceptionne, filtre et oriente les appels, effectue les relances, prend et transmet les messages. Donne une information de premier niveau et oriente vers les bons interlocuteurs. Tient à jour la traçabilité des appels. Emet des appels pour ses différentes missions (enquêtes, réservation, etc.). Peut accueillir les personnes ayant des rendez-vous. Saisit et rédige courriers et comptes rendus de réunions, élabore divers tableaux et documents. Gère le planning, organise des réunions, prépare des dossiers et assiste à des réunions. Classe et archive des documents.

Communication : Assure la transmission de l’information et joue un rôle de relais.

Gestion logistique : Planifie et organise les déplacements. Est en charge de la réservation et de l’organisation des modes d’hébergement et de transports. Participe à l’organisation des programmes des déplacements.

Gestion des fournitures et des interventions pour les services Ressources humaines : Recense et analyse les besoins en fournitures et suit les stocks. Recherche des fournisseurs, analyse les devis. Transmet au référent finances des RH les bons de commande et d’intervention, suit les commandes. Réceptionne, trie et distribue le courrier des RH, peut répondre à des courriers administratifs simples. Réceptionne et contrôle les livraisons, range les fournitures. Assure les relations avec les fournisseurs et éventuellement le suivi des travaux. Effectue les demandes d’interventions auprès des services compétents (Moyens généraux, services techniques).

Participation aux activités des services RH : Délivre les badges d’accès au restaurant municipal. Réceptionne et pointe les entretiens professionnels. Fournit des outils et des éléments d’aides à la décision. Evalue son activité et propose des solutions d’amélioration.

Polyvalence : Participe à d’autres tâches en fonction des besoins de l’élue et du responsable de service, en particulier lors de fonctions d’accueil.

Profil recherché

Théoriques : Connaissance des techniques de secrétariat et d’assistanat. Connaissance des interlocuteurs et de l’organisation interne.

Techniques / Pratiques : Utilise les logiciels de bureautique (WORD, EXCEL) et métiers (Contact, Civitas).

Aptitudes / Qualités : Capacité d’initiative, bon relationnel, organisation, rigueur, disponibilité, capacité d’écoute. Posture positive. Capacité d’analyse, capacité rédactionnelle. Force de propositions, réactivité. Aptitude à la négociation. Discrétion, diplomatie.

Formations : Une formation de type BAC professionnel ou BTS en secrétariat de direction est souhaitée. L'adaptation au poste se fait avec l'expérience et par le suivi de formations en interne.

Informations complémentaires:

Relations internes et externes : Relations étroites avec l’élue RH, les services du cabinet du Maire, les élus et la direction générale. Relations avec l’ensemble des services, les partenaires institutionnels, économiques, sociaux et culturels de la collectivité, les prestataires.

Grandes tendances dans le poste : Fonctionnement en interface

Contraintes / Caractéristiques particulières : Travail sédentaire, le plus souvent par téléphone et sur ordinateur. Disponibilité


Réf: CA/ADM/852

Description de la collectivité

Ville de Suresnes, proche de Paris et la Défense, Hauts-de-Seine, 47 000 habitants

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Contact employeur et candidature

Xavier RIBOT
Référence de l'offre #35595-EC
Ville de SURESNES
Hôtel de Ville - 2, rue Carnot
92150 SURESNES
France





Assistant administratif h/f Réf.#35595-EC