ASSISTANT ADMINISTRATIF

ASSISTANT ADMINISTRATIF

- Traitement des dossiers et saisie de documents :
-Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers;
-Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques;
-Saisir des documents de formes et de contenus divers;
-Gérer et actualiser une base d’informations;
-Vérifier la validité des informations traitées;
-Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion;
-Rédiger des documents administratifs;
-Enregistrer ou saisir des données informatiques;
-Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion;

- Accueil physique et téléphonique:
-Recevoir et orienter les demandes;
-Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages;
-Rechercher et diffuser des informations;
-Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou de priorité;
-Orienter, conseiller les usagers vers l’interlocuteur ou le service compétent;
-Conseiller les usagers et agents sur les procédures;
-Rédiger des notes synthétiques;

Planification et suivi :
-Gérer les agendas de l’équipe, prendre et organiser les rendez-vous;
-Renseigner les tableaux de suivi des activités du service;
-Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, etc.);
-Utiliser les logiciels adaptés (Outlook);

- Maîtrise de Pack Office (Word, Excel, Power Point);
- Maîtrise d’Outlook;
- Organisation, rigueur, méthode;
- Autonome tout en sachant rendre compte à bon escient;
- Bon niveau d’orthographe;
- Grande discrétion;
- Qualité d’écoute, aisance relationnelle;
- Qualité rédactionnelle solide;
- Connaissance d’outils collaboratifs (web-conférence, planning partagé, -);