Accueil - Opportunité de mobilité territoriale - Assistant au cabinet du Maire (h/f) - Mission de remplacement de 6 mois - Ville de CHAMPIGNY SUR MARNE

Assistant au cabinet du Maire (h/f) - Mission de remplacement de 6 mois

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 Ville de CHAMPIGNY SUR MARNE     Contractuel


ville champigny marne 94 recrute
08/06/2018

Descriptif et missions

Ville de CHAMPIGNY SUR MARNE recrute :
Assistant au cabinet du Maire (h/f) - Mission de remplacement de 6 mois

Sous la responsabilité du responsable du cabinet du Maire et du secrétariat des élus, l’agent apporte une aide permanente à Monsieur le Maire et aux cadres du cabinet du Maire en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, d’orientation des usagers, de classement et de suivi de dossiers.

Activités principales :
- Assurer l’accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Organiser les déplacements et la gestion des RDV
- Organiser et planifier les réunions : préparer les documents afférents; prendre des notes et rédiger les comptes rendus
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (prise de notes, rédaction et mise en forme de courriers et documents divers)
- Contrôler les courriers soumis à la signature de Monsieur le Maire
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Rechercher et transmettre des informations utiles à Monsieur le Maire et aux cadres, rédiger des notes de synthèse,
- Gestion des tableaux de protocole des cartes de vœux et des réceptions
- Trier, suivre et classer les courriers
- Contribuer à la conception et l’évolution des procédures communes à l’ensemble de l’équipe du Cabinet du Maire et du Secrétariat des Elus

Dans le cadre de la permanence de Monsieur le Maire : accueillir l’usager, assister à l’entretien, contacter et accueillir l’usager en post-permanence pour assurer le suivi de la requête, préparer les dossiers des usagers en lien avec les services compétents, assurer le suivi administratif de la requête.

Activités occasionnelles :
- Effectuer des remplacements auprès de l’équipe d’assistantes en cas d’absence de collègues

Profil recherché

- Etre titulaire d’un diplôme dans le domaine du secrétariat ou première expérience en assistanat de direction appréciée.
- Expérience confirmée dans le domaine du secrétariat exigée.
- Maîtriser les règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire et les techniques de la note de synthèse.
- Connaissance de l’environnement territorial et des différents écrits administratifs, circuits et procédures administratives appréciées.

Description de la collectivité

Située dans l’une des boucles de la Marne, à 12 km à l’est de Paris, la ville de Champigny-sur-Marne est composée de 10 quartiers mixant habitat individuel et collectif, de 2 grands parcs d'une centaine d'hectares et d’importantes zones d’activités qui regroupent 295 entreprises. Champigny est desservie par l'autoroute A4 ou la RD 4 par les RER A et E et de nombreux bus.

Ville de 76 000 habitants, 3e ville du Val-de-Marne par sa population, 1re par l’étendue de ses espaces verts, Champigny-sur-Marne est plurielle et dynamique. Ville citoyenne, elle fait depuis toujours le pari de la démocratie participative, en associant les habitants et les personnels aux réflexions et aux décisions. Cette démarche est encore renforcée par l’implantation de deux gares du métro Grand Paris Express qui représente un formidable levier de développement économique et social. Tous les secteurs de la vie locale sont concernés et ces projets impactent directement la Direction des Ressources Humaines, qui doit soutenir les services opérationnels dans leur montée en charge pour répondre aux besoins des campinois.



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