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Assistant en Charge de l’Intendance des Manifestations (H/F)

Localisation recruteur Ville de BRON    status candidat Titulaire ou contractuel

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ville bron 69 recrute
Poste ouvert en recrutement
28/07/2021

Descriptif et missions

Ville de BRON recrute :
Assistant en Charge de l’Intendance des Manifestations (H/F)

Comptant plus de 42 000 habitants, au cœur de l’agglomération lyonnaise et à proximité des sites d’activité économique et commerciale de l’Est lyonnais, la Ville de Bron est constituée d’un tissu économique et commercial dense qu’elle souhaite redynamiser et intégrer à son projet urbain.

Le service des Affaires Générales est rattaché à la Direction des Affaires Juridiques et Réglementaires.
Il est notamment chargé de l’intendance et de l’organisation des manifestations et cérémonies de la Ville.

Sous l’autorité de la Responsable du Secrétariat Général, l’agent assurera les missions suivantes :

MISSIONS :

- Assurer la préparation des buffets,
- Assurer la gestion des stocks,
- Effectuer les Demandes d’Interventions aux ST ou autres services pour l’organisation des réunions/ mariages/cérémonies, rédiger et diffuser divers courriers aux partenaires,
- Effectuer les commandes de gerbes pour les décès, cérémonies militaires et bouquets de mariages, parrainages, buffets,
- Assurer le suivi financier sur le logiciel ASTRE,
- Participer aux réunions préparatoires des manifestations organisées par la Ville avec la responsable, en lien avec le Cabinet du Maire,
- Réaliser la consultation des prestataires pour les buffets et commandes,
- Assurer la mise à jour du logiciel de protocole (SUIPI) en lien avec les services et préparation des scénarii pour les invitations, tirages sur étiquettes et transmission aux services invitants,
- Participer aux évolutions des procédures internes,
- Assurer une polyvalence sur les autres missions du service en cas d’absence ou urgence.

Profil recherché

Savoirs

- Connaissances de bases des techniques rédactionnelles, de prise de notes,
- Connaissances de bases du protocole,
- Connaissances de bases des différents domaines d'intervention d'une commune.

Savoir-faire

- Savoir organiser et proposer des procédures efficientes,
- Savoir utiliser les outils bureautiques (une maîtrise des logiciels SUIPI et ASTRE serait un plus)
- Savoir rendre compte.

Savoir-être

- Sens de l’organisation, rigueur, méthode, dynamisme, discrétion et confidentialité,
- Très grande disponibilité,
- Travail en équipe, sens de la transmission d'informations,
- Sens du contact et des relations, adaptabilité, diplomatie, notamment avec les élus, courtoisie et maîtrise de soi,


CONDITIONS PARTICULIERES :

35 heures hebdomadaires

Présence les soirs, jours fériés et weed-end lors des manifestations



Avantages collectifs au travail

  • Régime indemnitaire

Description de la collectivité

La Ville de Bron est située dans le Département du Rhône en région Auvergne Rhône Alphes et compte 42 216 habitants.
La Ville est membre de la Métropole de Lyon et bénéficie d’un réseau de transport et de moyens de communication très complets.
Considérée comme une ville active, disposant de grands équipements et facile d’accès, Bron accueille également plusieurs pôles de recherche d’excellence au cœur de la Métropole. Avec un patrimoine varié, une présence à l’international, ses chemins du savoir, ses musées, son campus, ses parcs et jardins, Bron fait l’évènement toute l’année notamment sur le plan culturel et sportif.


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