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ASSISTANT (E) DU DIRECTEUR DES SERVICES TECHNIQUES

 Ville de ORLY     Titulaire ou contractuel


ville orly 94 recrute
26/04/2019

Descriptif et missions

Ville de ORLY recrute :
ASSISTANT (E) DU DIRECTEUR DES SERVICES TECHNIQUES

Optimisation de l’activité du Directeur des Services Techniques et garant de son image.

L’agent en charge de cette assistance, organise son activité autour de missions classiques (courrier, agenda et rendez-vous, classement, accueil -) et spécifiques (gestion de dossiers) en transversalité avec l’ensemble des autres assistantes de Direction.
Apporte une aide permanente au Directeur des ST, en termes d’organisation personnelle, de gestion d’outils de pilotage et de suivi, de tableaux de bords, de communication, d’information, d’accueil et de suivi de dossiers.

Gestion administrative :
Répartition et suivi du courrier de l'ensemble de la Direction (support papier, fax -),
Suivi et diffusion des messageries spécifiques,
Gestion d'agendas électroniques,
Gestion du carnet d'adresses de la DST,
Accueil physique et téléphonique, organisation de rendez-vous et de séances de travail, émission et suivi de fiche de transmission de messages, réservation de salles, organisation de déplacements, vidéoconférences,
Préparation de dossiers : charte courrier, fiche de présentation,
Suivi et Gestion de dossiers spécifiques alloués (RH, marchés, comptabilité, -.) ou d'activités,
Prise de notes, rédaction et mise en forme de courriers ou compte-rendus.
Classement et Archivage (numérique et papier).

Dossiers du DST :
Gestion d'évènements ponctuels et exceptionnels.
Suivi du dossier Inter G : en lien avec la Commande Publique, les Services financiers -. tableau de suivi, réunions, transmission.
Contrôle du respect des règles administratives propres à la collectivité,
Préparation des dossiers pour le bureau municipal et le conseil municipal (rapports), suivi)

Dossiers spécifiques :
COLBERT, Comptabilité-Finances, EPT12-GOSB, Subventions, Bilans de concessionnaires et Syndicats, Communication,

Profil recherché

1/ Savoir-faire/savoirs techniques :
Rédiger des rapports, des courriers relatifs aux diverses problématiques du poste, des synthèses,
Etablir des tableaux de bord et les suivre,
Utiliser l’outil informatique (Excel, Word, Publisher -),
Utiliser des logiciels professionnels de gestion (Finances, techniques -).

2/ Savoirs / connaissances théoriques :
Connaissance de l’Environnement juridique territorial du milieu des Services Techniques (approche des différents textes règlementaires : Codes des marchés publics, CCAG Travaux, Guide interne de la commande publique, Comptabilité publique, Code de la Voirie, de la Route, de l’Hygiène -.).

3/ Qualités
Esprit de synthèse.
Bonne écoute.
Confidentialité et discrétion absolue.
Organisé(e) et méthodique. Autonomie et rendre-compte.
Relation avec des élus

Formation en Secrétariat et Assistanat, expériences dans d’autres collectivités ou d’autres services sur des missions similaires d’Assistante de direction
Niveau Bac à Bac+2
Formation juridique et comptable, maîtrise de l’oral et de l’écrit

Horaires/temps de travail : 37h30
Contraintes particulières : liée à l’activité du DST pics d’activités, en cas d’événements exceptionnels, participation à une astreinte, réunion en soirée)
Rémunération statutaire, régime indemnitaire prime annuelle, Complément Individuel Agent en 2018.

Avantages collectifs au travail

  • Prime de fin d’année
  • Compte-Epargne Temps
  • Prise en charge frais déplacement formation
  • Abonnement CNAS ou FNAS
  • Abonnement COS ou CAS

ville orly 94 emploi

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