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assistant de direction dga/ccas H/F

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 Ville de ORLY     Titulaire


ville orly 94 recrute
15/06/2018

Descriptif et missions

Ville de ORLY recrute :
assistant de direction dga/ccas H/F

Gérer et organiser l’agenda de la directrice générale adjointe en prenant les rendez-vous en fonction des priorités
-Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents
-Assurer l’organisation logistique des réunions et des déplacements de la directrice(réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents etc.)
-Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
-Organiser le classement et l’archivage des dossiers (archivage papier et dématérialisé)
-Assurer la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant
-Assurer l’ensemble de ces missions pour le compte de la direction du développement social
-Assurer la continuité du service en remplaçant l’assistante administrative de la direction affaires sociales et petite enfance en cas d’absence

Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction
-Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
-Renseigner les interlocuteurs et orienter si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
-Rechercher et diffuser des informations
-Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité.

Gestion de la logistique


-Assurer le suivi des besoins en fournitures et réaliser les commandes
-Savoir repérer les dysfonctionnements et les besoins d’intervention technique
-Saisir les demandes d’intervention sur le logiciel dédié.

Missions transversales :
1.Organisation,préparation et suivi des conseils d’administration
-Planifier, préparer et instruire les dossiers inscrits à l’ordre du jour en lien avec les directeurs
-Rédiger les projets de rapport, délibération, les faire valider selon procédure en vigueur
-Organiser la réunion (convocation, réservation salle-.)
-Dématérialisation des actes, transmission aux services, affichage légal, suivi mise en œuvre
-Classement des décisions, reliure
1.Rédaction des actes administratifs
-Rédaction des projets de décision et procédure de validation
-Rédaction des projets d’arrêtés et procédure de validation
-Dématérialisation, diffusion, suivi
1.Planification et organisation descommissions permanentes et réunion du CCAS
-Planifier en lien avec le directeur le calendrier des réunions citées
-Organiser les réunions, réservation salle, établir les ordres du jour avec les directions
-Réaliser les comptes rendus et leur diffusion
1.Activités transversales
-Rédaction des cahiers techniques dans le cadre de la commande publique
-Coordination et centralisation des données relatives au Rapport d’activités annuel du CCAS, mise en forme du document, diffusion
-Assurer les inscriptions budgétaires sur le logiciel CIRIL lors de l’élaboration budgétaire
-Renseigner des tableaux de suivi des activités de la direction.
-Contributrice Intranet et site internet en lien avec les directions
-Gestion du dossier des assurances (responsabilité civile, véhicules)

Profil recherché

-BAC+2 Assistant de direction
3 à 5 ans d'expérience

Maîtrise des outils bureautiques
-Réaliser des tableaux de bord et outils de planification et suivi
-Notion d’organisation et de gestion du temps de travail
-Fonctionnement des services d’une collectivité territoriale
-Élaborer et rédiger des rapports et des notes à destination de sa hiérarchie
-Connaissance de l’environnement territorial
-Connaissances en comptabilité publique
-Connaissances en droit administratif

Avantages liés au poste

  • Régime indemnitaire

Avantages collectifs au travail

  • Prime de fin d’année
  • Compte-Epargne Temps
  • Abonnement CNAS ou FNAS

Description de la collectivité



ville orly 94 emploi


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