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ASSISTANT(E) DE DIRECTION DGA DU POLE ENFANCE FAMILLE

Localisation recruteur Ville de ORLY    status candidat Titulaire ou contractuel


ville orly 94 recrute
ASSISTANT(E) DE DIRECTION DGA DU POLE ENFANCE FAMILLE
15/10/2020

Descriptif et missions

Ville de ORLY recrute :
ASSISTANT(E) DE DIRECTION DGA DU POLE ENFANCE FAMILLE

Rattaché à la Directrice Générale Adjointe l’assistant.e de direction est chargé.e d’apporter une aide permanente à la directrice dans les missions qui lui sont dévolues en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil suivi de dossiers et de classement.

L’assistant.e assurera également des missions d’assistanat de direction auprès du directeur citoyenneté, jeunesse et sports.

Missions d’assistanat de direction :

1) Organisation de la vie professionnelle de la DGA de référence :

- Gérer et organiser l’agenda en tenant compte des priorités et des modalités de travail entre les élus de secteur et la DGA de référence
- Prioriser et remonter les informations importantes, transmettre des messages, assurer la traçabilité des informations transmises-
- Anticiper, planifier les rendez-vous de travail, visites en extérieur, entretiens professionnels, réunions -
- Assurer l’organisation logistique des réunions et des déplacements (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents etc.)

2) Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

- Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents ou courriers
- Saisir des documents de formes et contenus différents
- Organiser le classement et l’archivage papier et dématérialisé des dossiers
- Assurer la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant
- Assurer la gestion et le suivi des documents à la validation de la DGA de secteur

3) Suivi des projets et activités du secteur de référence

- Adapter les activités du secrétariat en fonction de l’actualité des différents services qui composent le secteur de référence
- Suivre la préparation et l’exécution budgétaire du secteur en lien avec les référents en la matière dans chaque service
- Instruire, rédiger et suivre des demandes de financements
- Mise à jour du plan de charges du DGA et autre tableaux de suivi de la direction (programmation des dossiers pour les instances, avancée projets avec les partenaires etc-)
- Constitution des dossiers de référence par services ou direction (projets de service, délibérations et rapports, programme architectural etc ...)
- Réalisation du rapport d’activités annuel pour le secteur de référence

4) Accueil physique et téléphonique de la DGA et du directeur citoyenneté, jeunesse et sports

- Assurer l’accueil physique et téléphonique Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Renseigner les interlocuteurs et orienter si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d’importance et/ou d’urgence.

Missions spécifiques :

- L’assistant.e sera intégré.e au pôle des assistant.es de direction rattaché.es à la direction générale et au comité directeur (Codir), à ce titre il/elle est susceptible d’intervenir ou de réaliser des missions et travaux pour le compte d’autres secteurs.
- Participer à l’organisation d’évènements municipaux en lien avec le secteur du pôle familles

Profil recherché

1/Savoirs Faire /savoirs techniques
Connaissance de l’environnement territorial
Connaissances en comptabilité publique
Connaissances en droit administratif
Fonctionnement des services d’une collectivité territoriale
Notion d’organisation et de gestion du temps de travail
Maîtrise des outils bureautiques
Réaliser des tableaux de bord et outils de planification et suivi
Élaborer et rédiger des rapports et des notes à destination de sa hiérarchie

2 /Savoir être
Sens de l’organisation et de la gestion des priorités
Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
Capacité à s’adapter à son environnement professionnel
Capacité d'analyse et d'évaluation des situations, de rigueur et de réactivité
Capacité d’anticipation
Travailler en transversalité
Sens du service et l'esprit d'équipe
3 /Posture professionnelle
Capacité à travailler en autonomie et d’organiser son travail
Respect de la confidentialité
Discrétion professionnelle
Capacité à rendre compte du travail réalisé

Avantages collectifs au travail

  • Prime de fin d’année
  • Compte-Epargne Temps
  • Prise en charge frais déplacement formation
  • Abonnement CNAS ou FNAS
  • Abonnement COS ou CAS

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