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Assistant(e) Direction Générale des Services

Localisation recruteur Ville de LA MADELEINE    status candidat Titulaire ou contractuel

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ville madeleine 59 recrute
Assistant(e) Direction Générale des Services
Localisation recruteur Ville de LA MADELEINE    status candidat Titulaire ou contractuel
Poste ouvert en recrutement
02/12/2021

Descriptif et missions

Ville de LA MADELEINE recrute :
Assistant(e) Direction Générale des Services

Mission 1 : Gestion du Conseil Municipal et Commission du Maire
- Préparer les ordres du jour,
- Elaborer les dossiers (Conseil municipal/Commission) et les envoyer aux élus en respectant les délais indiqués par la loi,
- Envoyer les convocations aux élus et autres institutionnels
- Préparer la salle du Conseil (sous-mains, documents sur table, note au Maire),
- Elaborer le cas échéant la présentation du power point au public,
- S’assurer de la mise en ligne sur le site de la Ville et de l’affichage de la convocation/ordre du jour/CR
- Rédiger le compte-rendu synthétique et le PV du Conseil Municipal,
- Transmettre les délibérations au contrôle de légalité,
- Gérer en tant qu’administrateur l’application Webdelib (dématérialisation du conseil municipal et commissions)

Mission 2 : Assistance administrative DGS, et Directeur de cabinet
- Gérer l’agenda et l’organisation de réunions
- Assurer l’accueil téléphonique et physique des RDV DGS/Directeur de cabinet
- Traiter le courrier et s’assurer du bon fonctionnement du circuit,
- Rédiger et mettre en forme les courriers demandés, divers documents et travaux de bureautiques
- Organiser et coordonner les informations internes et externes, particulièrement Maire/Directeur de cabinet/DGS
- Etablir le planning d’astreinte des élus
- Transmettre les actes administratifs au contrôle de légalité
- Tenir le registre des actes administratifs
- Effectuer des recherches, études et parangonages demandés
- Assurer le back-up de l’assistante du Maire (prise de messages/rédaction courrier/transmission parapheurs/courriers),
- Organiser les balades urbaines de Monsieur le Maire
- Tenir le recueil des Syndicats professionnels
- Traiter et suivre les messages du site de la Ville

Mission 3 : Chargé(e) de la démarche qualité
- Piloter la démarche service public plus
- Piloter le groupe des référents
- Coordonner la mise en place des procédures
- Assurer le lien avec le prestataire
- Réaliser des audits

Profil recherché

Savoirs :
- Principes de fonctionnement des administrations et établissements publics,
- Règles de l’expression orale et écrite de qualité, techniques rédactionnelles,
- Connaissance du fonctionnement de la collectivité,
- Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire.

Savoir-faire :
- Maîtrise de l’outil informatique (pack office),
- Gestion administrative ; rédaction de courrier, de comptes rendus, procédures administratives,
- Techniques d’élaboration de tableaux de bord et bilans d’activité.

Savoir être :
- Rigueur, organisation et réactivité,
- S’avoir s’adapter et être autonome,
- Sens du service public,
- Sens de l’organisation,
- Capacité d’adaptation,
- Ecoute, aisance relationnelle, diplomatie,
- Autonomie,
- Discrétion, respect de la confidentialité.

Avantages collectifs au travail

  • Charte managériale
  • Démarche de conseil/protection des agents
  • Prime de fin d’année
  • Compte-Epargne Temps
  • Chèques vacances/loisirs
  • Amicale du personnel
  • Avancement de carrière/promotion
  • CPF-compte personnel de formation avantageux
  • Prise en charge frais déplacement formation
  • Régime indemnitaire
  • ARTT
  • Bilan de compétence/carrière
  • RIFSEEP
  • CIA
  • Charte pour l'égalité des hommes et des femmes (parité)

Description de la collectivité

La Ville de La Madeleine est la deuxième ville la plus densément peuplée des 90 communes de la Métropole Européenne de Lille (MEL). La population madeleinoise compte aujourd’hui 21 449 habitants (au 1er janvier 2019), soit 7 552 habitants au km².

La Madeleine est proche des gares de Lille Flandres, Lille Europe et de l’aéroport de Lille-Lesquin. La gare de la Madeleine est desservie par les TER Nord-Pas-de-Calais (liaison vers la gare Lille Flandres, Armentières et Comines).

Elle est connectée à l’autoroute A1 et à l’A25 par le boulevard périphérique lillois, grand boulevard reliant Lille Roubaix et Tourcoing.

Elle est reliée aux communes voisines par 7 lignes de bus du réseau Ilévia.

Le tramway passe par l’avenue de la République (arrêts Romarin, Botanique et Saint Maur).

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