Assistant de direction / manager

Assistant de direction / manager

Assistant de direction (Sports et Solidarités)

MISSIONS ET ACTIVITÉS DU POSTE
- Secrétariat de la Direction Générale Adjointe des Solidarités et de la Direction des Sports
- Accueil téléphonique : recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques
- Traitement des courriers
- Élaboration et suivi des différents tableaux de bord, élaboration et gestion des plannings des équipements
- Participation aux réunions : prise de note et rédaction de compte rendu
- Classement et rangement des dossiers et documents
- Gestion des inscriptions aux activités sportives
- Participation à l’accueil niveau 1 (calculs des quotients familiaux, inscriptions scolaires,-)
- Suivi budgétaire du service, Élaboration des états de paie, Mise à jour des astreintes
- Gestion des agendas de la direction et prise des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances
- Relecture et mise en forme de documents administratifs divers

CONTRAINTES SPÉCIFIQUES DU POSTE
- Possibilité de travail en soirée et le week end de façon ponctuelle (Forum des sports, Manifestations...)

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES
- Connaissance du fonctionnement, des activités, procédures et partenaires du service
- Maîtrise bureautique et connaissance des techniques de secrétariat (Prise de notes, mailing, classement...)
- Maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Capacité à respecter les délais impartis et à gérer les priorités
- Connaissance des différents publics et de leurs attentes
- Bonne compréhension et capacité à appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
- Rigueur et organisation, Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Sens du contact, de l’écoute & du dialogue, Esprit d’équipe, Dynamisme et polyvalence

DIPLÔMES, CADRE D’EMPLOI ET RÉMUNÉRATION
- BAC professionnel secrétariat minimum
- Adjoint administratif confirmé (Catégorie C) Recrutement statutaire ou, à défaut, par voie contractuelle