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Assistant(e) de Direction

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Localisation recruteur CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA NIEVRE    status candidat Titulaire ou contractuel

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conseil general nievre 58 recrute
Poste ouvert en recrutement
15/10/2021

Descriptif et missions

CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA NIEVRE recrute :
Assistant(e) de Direction

La Direction Générale doit répondre aux missions confiées par l’exécutif en impulsant, régulant et coordonnant l'action des directions. En conséquence, l'assistant-e devra savoir gérer les impératifs de l'agenda, assurer l’accueil de ses interlocuteurs, être garant-e de la bonne exécution des directives données.

Suivi et partage de l'information entre l’administration et le Cabinet et entre la Direction Générale et les directions.
Réception et tri du courrier
Gestion des demandes adressées au Directeur Général des Services
Relecture des lettres et notes soumises à la validation de l'exécutif
Centralisation et veille des notes au Président
Centralisation et veille des notes au Bureau départemental et préparation du pré-ordre du jour
Rédaction ou mise en forme de lettres, note, comptes rendus
Gestion des agendas du Directeur Général des Services, du DGA Administration et Ressources et du Directeur des Finances et de la Performance
Préparation des réunions du Directeur Général des Services
Gestion des réunions de Direction Générale, du Comité de Direction et d'éventuels séminaires des cadres
Organisation des astreintes de la Direction Générale et du planning des congés des membres de la DG
Présence en réunion de Direction Générale et Comité de Direction
Commissions permanentes et sessions départementales, relecture rapports et lien avec le service juridique
Accueil téléphonique
Lien avec les autres assistant-e-s de direction

Le poste fonctionne en binôme avec une autre assistante.
La présence en réunion se fait à tour de rôle. La communication et le partage d'information entre les deux personnes sont essentiels.
Le suivi de projets spécifiques peut être confié à une des deux assistant-e-s sous réserve de le/la détacher sur temps dédié.
Les congés doivent être pris en accord afin d'assurer la continuité du service.

Les assistant-e-s sont soumis-e-s à une obligation de discrétion renforcée eu égard aux informations auxquelles ils/elles ont accès.

Suivi et partage de l'information entre l’administration et le Cabinet et entre la Direction Générale et les directions :
- recensement des demandes faites par l'exécutif
- demande d'éléments aux directions
- suivi du traitement de la demande
- partage du suivi et de la décision avec les assistant-e-s de direction

Réception et tri du courrier :
- réception du courrier venant du Cabinet et du courrier extérieur
- veille à l’enregistrement du courrier dans le logiciel courrier
- vigilance à l'importance du courrier et au délai de réponse ou à la date de la réunion en cas d'invitation
- dispatching dans les directions des courriers visés par le Directeur Général des Services
- suivi dans le logiciel courrier

Gestion des demandes adressées au Directeur Général des Services :
- filtrage des communications téléphoniques et sollicitations reçues
- transmission des demandes avec éléments
- rappel pour qu'une réponse soit apportée

Relecture des lettres et notes soumises à la validation de l'exécutif :
- réception des parapheurs
- relecture des documents avant visa du Directeur Général des Services
- après visa du Directeur Général des Services, information aux directions si annotation ou retour pour complément
- suivi des parapheurs dans le logiciel courrier
- vigilance au retour après visa du Président ou Vice-président si annotations particulières
- transmission aux services des notes et courriers signés
Bureau départemental : (fixé tous les lundis)
- toutes les notes sont validées par le Directeur Général des Services, l'ordre du jour est établi en réunion de DG le mardi
- centraliser les notes afin d'envoyer le dossier avec l'ordre du jour au Directeur de Cabinet au plus tard le jeudi matin précédant la réunion

Rédaction ou mise en forme de lettres, notes, comptes rendus :
- relecture des parapheurs pour demande de correction si nécessaire dans les services
- frappe de documents pour le DGA Administration et Ressources
- rédaction de courriers et notes pour le Directeur Général des Services

Gestion des agendas du Directeur Général des Services, du DGA Administration et Ressources et du Directeur des Finances et de la Performance :
- gestion des agendas
- lien avec les assistant-e-s de direction
- demande d'éléments pour les rendez-vous
- préparation des dossiers

Préparation des réunions du Directeur Général des Services :
- préparation des dossiers
- anticipation de la demande

Gestion des réunions de Direction Générale, du Comité de Direction et d'éventuels séminaires des cadres :
- programmation des réunions dans les agendas
- envoi des ordres du jour
- participation aux réunions de Direction Générale et Comité de Direction et rédaction des comptes rendus
- diffusion des informations et documents utiles aux réunions
Organisation des astreintes de la Direction Générale :
- gestion du planning
- transfert des appels sur le portable du directeur/de la directrice concerné-e
- suivi des documents utiles à l'astreinte (numéros d'urgences)

Commissions Permanentes et Sessions départementales :
- possible rédaction et saisie de rapports
- relecture de tous les rapports
- lien avec le service juridique pour préparer les ordres du jour validés en réunion de groupe.

Profil recherché

Connaissance de la fonction publique et de la collectivité
Bonne qualité rédactionnelle et de synthèse
Maitrise des outils informatiques

discrétion
disponibilité
qualités relationnelles
anticipation
autonomie
réactivité

Horaires particuliers : en fonction agenda DGS

Avantages collectifs au travail

  • Compte-Epargne Temps
  • Amicale du personnel
  • Régime indemnitaire

Description de la collectivité

La Nièvre fait partie de la région Bourgogne-Franche-Comté et limitrophe des départements de l'Yonne, de la Côte-d'Or, de Saône-et-Loire, de l'Allier, du Cher et du Loiret.

Avec ses 6 817 km2, la Nièvre se hisse au 22e rang des départements français. Il compte aujourd'hui environ 215000 habitants avec une densité de 31 habitants au km2.

Elle a su développer une économie plutôt diversifiée en lien avec une tradition de la faïence d’une qualité exceptionnelle, le respect de la terre et depuis 1960, l’accueil d’industries allant de la chimie jusqu’à l’automobile en passant par l’électrique…
Le tourisme se développe également dans le Morvan, sur le val de Loire et en lien avec le canal du nivernais ainsi que le thermalisme dans quelques communes (Pougues-les-Eaux, Saint-Honoré).
Le département est propriétaire du circuit de Nevers Magny- Cours dont l'exploitation est confiée à une société d'économie mixte. Avec plus de 350 000 visiteurs par an, près de 300 jours d'exploitation et entre 15 et 20 compétitions organisées par an, le circuit est un pôle majeur du département. C'est également le support du développement d'une filière économique autour de l'automobile avec une trentaine d'entreprise représentant plus de 400 salariés.

Le Conseil Départemental emploie 1386 agents et un peu plus de 300 assistants familiaux et dispose d’un budget de 317,6 M€ dont 264,8 M€ en fonctionnement (budget consolidé).




conseil general nievre 58 emploi





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