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Assistant(e) de direction

Localisation recruteur EVREUX PORTES DE NORMANDIE    status candidat Titulaire ou contractuel

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grand evreux agglomeration 27 recrute
Assistant(e) de direction
31/03/2021

Descriptif et missions

EVREUX PORTES DE NORMANDIE recrute :
Assistant(e) de direction

Descriptif et profil général :
Sous la responsabilité directe du DGA, l’Assistant(e) de direction travaille au sein d’une équipe de collaborateurs, composée de directeurs, chefs de services et agents, au sein de la Direction générale adjointe précitée. Cette mission permet d’organiser et de porter assistance dans les tâches quotidiennes de la DGA. Il/Elle est à ce titre l'intermédiaire entre les Directions, la Direction générale et le Cabinet du Président.
Missions et activités
Gestion administrative de la DGA et appui à la DGS
- Transmission immédiate d'informations ;
- Recueil, constitution et rédaction par anticipation des synthèses nécessaires au traitement des dossiers ;
- Préparation des réunions et gestion des agendas en tenant compte des ordres de priorité et des consignes ;
- Préparation et gestion de diverses commissions, en amont et en aval de leur tenue ;
- Réception, suivi et transmission des parapheurs ;
- Communication des informations administratives aux élus et à la chaîne hiérarchique ;
- Exploitation des tableaux de suivi d’activité ;
- Organisation des tâches de secrétariat, en lien étroit avec les Directions ;
- Participation aux réunions de direction de la DGA.
- Gestion, traitement du courrier et des notes (papier et numérique), aiguillage, contrôle et suivi ;
- Rédaction de tous types de lettres ou de notes ;
- Gestion des appels, transmissions de courriers, gestion des contacts ;
- Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques ;
- Enregistrement des données (notes, courriers, dossiers), classement, tri et archivage ;
- Contribution à la préparation d’actions de communication ou à l’organisation d’évènements ;
- Gestion des fournitures administratives.
Organisation en équipe d’assistance
- Collaboration avec les autres agents en charge de l’assistance de la Direction générale et partage des tâches ;
- Instruction et fléchage des sollicitations auprès des Directions concernées ;
- Suivi et contrôle de la progression des dossiers et des demandes à partir de tableaux d’activités partagés et mis à jour quotidiennement ;
- Coordination des tâches et des agendas ;
- Coordination des permanences et de la continuité de l’activité au sein de la DGA.
Suivi sectoriel, budgétaire et financier de la Direction Générale Adjointe 2A2E
- Suivi des éléments budgétaires et financiers des Directions via l’outil Ciril Finances, validation des factures, etc.
- Suivi des marchés en relation avec le Service marché public via l’outil Marco Web.
- Accueil et renseignement des entreprises en appui de la Direction du développement économie ;
- Gestion et suivi des subventions FISAC (Fonds d'intervention pour la sauvegarde de l'artisanat et du commerce) en coordination avec les services compétents.
Assurer la logistique relative à la tenue de la commission
- Anticiper l’organisation de la commission en coordination avec la Mission Assemblées, collecter les informations utiles, veiller au respect des délais, assurer un contrôle de la qualité rédactionnelle.
- Suivi des délibérations sur Air délib, émission des dossiers, des convocations, etc.
- Assister à la commission, rédiger le relevé de décisions, compiler les éléments de compte-rendu, coordonner les suites à donner par les services, assurer la validation des pièces avant diffusion.

Profil recherché

Compétences :
Savoirs
- Aisance rédactionnelle par la maîtrise de l’orthographe et de la rédaction des courriers et courriels
- Maîtrise de l’outil informatique (Pack Office, Outlook) ;
- Connaissance des procédures administratives des Collectivités territoriales ;
- Contrôle des restitutions.

Savoir-faire
- Rédiger des documents et divers contenus numériques ;
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers ;
- Savoir informer et rendre compte ;
- Savoir accueillir et renseigner ;
- Savoir travailler en équipe et communiquer ;
- Établir des priorités et s’organiser en conséquence ;
- Capacité à prioriser les urgences pour transmission au directeur général.

Savoir-être – Qualités
- Aisance à l'oral (accueil, présentations, prises de parole, téléphone) ;
- Discrétion, devoir de réserve, diplomatie – maîtrise de soi ;
- Réactivité, anticipation, adaptabilité ; Autonomie ;
- Gestion des priorités et discernement ;
- Sens de l’organisation et de la rigueur ;
- Aisance et qualité rédactionnelle requise.

Avantages liés au poste

  • Ordinateur portable
  • Télétravail

Avantages collectifs au travail

  • Restauration collective/titres restaurant
  • Chèques vacances/loisirs
  • Prise en charge Mutuelle
  • Amicale du personnel
  • Avancement de carrière/promotion
  • Prise en charge frais déplacement formation
  • Abonnement COS ou CAS
  • Régime indemnitaire
  • ARTT
  • Passeport formation
  • Autorisations spéciales d’absence
  • RIFSEEP
  • Charte Handicap

Description de la collectivité

Travailleurs handicapés :
Nous vous rappelons que conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert
à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par la loi du 26 janvier 1984
portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d’emploi correspondant.
Nous vous rappelons toutefois qu’à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent
accéder à cet emploi par voie contractuelle.



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