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Accueil - Opportunité de mobilité territoriale - Assistant(e) de Direction - MAIRIE DU KREMLIN BICETRE

Assistant(e) de Direction

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offre emploi territorial MAIRIE DU KREMLIN BICETRE
Référence :  #36116-EC
Date :  03/07/2017
Collectivité : MAIRIE DU KREMLIN BICETRE(94)
Filière : Administratif
Métier  Affaires générales
Cadre d'emploi : Adjoint administratif territorial-AAT
Catégorie : C
Statut : Titulaire
Lieu de travail : Le Kremlin Bicêtre (Île-de-France)
Type d'offre : Fonction publique territoriale
Type de contrat : Titulaire
Niveau d'études : BEP
Expérience : 2 à 3 ans
Rémunération : Rémunération statutaire + régime indemnitaire



kremlin bicetre 94 recrute

Descriptif et missions

MAIRIE DU KREMLIN BICETRE recrute :
Assistant(e) de Direction

Contexte et missions :
Au sein de la Direction de l’Aménagement et du Patrimoine, vous assurez le secrétariat de la direction qui se compose des services Urbanisme-aménagement, Habitat, Commerce, Patrimoine-bâtiments, garage et d’un service administratif et financier.
A ce titre, vous êtes placé(e) en collaboration directe avec la directrice ; vous assurez également une fonction transversale avec les services qui composent la direction pour les taches de secrétariat et d’assistance administrative.
De plus, afin d’assurer la continuité du secrétariat d’Urbanisme, vous fonctionnez en binôme avec l’assistante administrative de ce service et assurez ses tâches pendant ses absences et ses congés.


Placé(e) sous l’autorité de la Directrice, vous serez chargé(e) des missions suivantes :

- Gestion du courrier entrant et sortant de l’ensemble de la Direction
Enregistrement et diffusion des courriers entrant
Mise en forme des courriers sortant selon la charte graphique de la mairie
Suivi du circuit de visas et de signature et envoi (tous services confondus)
Mise en application du nouveau logiciel de courrier (procédure dématérialisée) ; à ce titre, vous êtes le(la) référent(e) principal(e) de la direction pour ce logiciel

- Tenue de registres : délibérations, conventions
Concernant les délibérations, finalisation de la mise en forme selon la charte graphique, suivi des visas, suivi de la programmation des délibérations de la direction.

- Organisation de réunions et tenue des agendas
Organisation des réunions de la directrice, en coordination avec les secrétariats du maire et des maires adjoints le cas échéant ; réservation de salles ; courriers et mails d’invitation ; envoi des compte-rendu
Tenue et organisation de l’agenda de la directrice
Organisation des réunions des services de la Direction, en particulier des services Urbanisme, Habitat, Commerce ; réservation de salles ; courriers et mails d’invitation ; envoi des compte-rendu
Présence en réunion des services de la direction ; rédaction et suivi du compte-rendu.

- Mise en place et tenue d’un fichier de contacts pour l’ensemble de la direction
Gestion de ces contacts sur outlook, mises à jour.

- Accueil téléphonique et physique de la direction, du service commerce et du service urbanisme

- En tant que binôme du secrétariat du service Urbanisme :
o Accueil téléphonique et physique des administrés, des institutions et partenaires externes
o Pendant les absences de l’assistante administrative du service Urbanisme (ce qui implique une organisation en binôme, alternée, des congés) : Renseignements d’urbanisme, certificats d’urbanisme, enregistrement des permis de construire et autres autorisations, suivi administratif avec les services extérieurs (instructeurs et/ou consultés (ABF)) des dossiers d’autorisation droit des sols en instruction, enregistrement et suivi des déclarations d’intentions d’aliéner (DIA) sous les instructions et le contrôle de la responsable du service ou son adjoint

Autres taches :
- Classement
- Archivage en lien avec le service des archives de la mairie
- Préparation de tableaux de bord, sous les instructions de la directrice

Profil recherché

Profil
- Expérience dans le secteur public et, de préférence, en commune
- Maîtrise de word, d’excel, d’outlook et de powerpoint
- Bonne orthographe
- Sens de l’organisation, rigueur,
- Qualités relationnelles, capacité au travail collaboratif
- Sens du service public

Description de la collectivité

Le Kremlin-Bicêtre est une commune de la petite couronne de Paris. Elle se trouve au sud-est de la capitale, au niveau de la Porte d'Italie. Elle est composée de 27 000 habitants.
kremlin bicetre 94 recrute
Merci de postuler de préférence en ligne. Cependant, si vous postulez par écrit,
veuillez préciser "vu sur Emploi-Collectivites.fr" dans votre candidature.

Contact employeur et candidature

Mairie Kremlin-Bicêtre
Référence de l'offre #36116-EC
MAIRIE DU KREMLIN BICETRE
PLACE JEAN JAURES
94270 Le Kremlin Bicêtre
France