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ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Localisation recruteur MAYENNE COMMUNAUTE    status candidat Titulaire ou contractuel

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mayenne communaute 53 recrute
ASSISTANT(E) DE DIRECTION
29/03/2021

Descriptif et missions

MAYENNE COMMUNAUTE recrute :
ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Sous la responsabilité de la Directrice des Affaires Culturelles, vous apportez une aide permanente à celle-ci en termes d'organisation, de gestion de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers et tableaux de bord. Vous assurez par ailleurs un suivi administratif des demandes de subventions et du transport culturel pour les écoles ainsi qu'un soutien administratif aux actions de coordination culturelle et manifestations portées par la direction des affaires culturelles.

Activités :

Suivi de l'organisation générale de la Direction :
- Etre force de proposition : organisation, conception d'outils, harmonisation des procédures entre les services
- Assurer le suivi des dossiers et en assurer le classement
- Assurer l'organisation matérielle de la direction : informatique, fournitures, mobilier, procédures...
- Suivi des congés et temps de travail des responsables de service et chargés de mission de la direction
- Accueil téléphonique et physique : filtrage des messages téléphoniques et informatiques, réception du public
- Organisation, alimentation et mise à jour des listes de diffusion et bases de données
- Traitement du courrier : enregistrement, classement puis distribution au sein des services de la direction
- Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques (comptes-rendus, courriers, rapports, supports divers...)
- Assurer le suivi des tableaux de bord de la direction
- Mise à jour des tableaux de suivi financier de la direction
- Participation à la préparation et à la mise en œuvre de toute activité en rapport avec ses compétences

Organisation et planification des réunions :
- Prendre et organiser des rendez-vous en fonction des priorités de la direction
- Gérer la planification collective des diverses réunions et rencontres
- Suivre l'agenda de la DAC et organiser ses déplacements professionnels
- Préparer des supports de réunion et les comptes rendus

Suivi administratif et financier des subventions aux associations (une trentaine de dossiers)
- Accueil et orientation des demandes
- Suivi partenarial de proximité
- Suivi du calendrier, mise à jour et gestion des formulaires de demandes
- Préparation des courriers, rapports et conventions
- Suivi des conventions et mise à jour des tableaux de suivi financier
Soutien administratif de certaines actions de coordination ou manifestations organisées par la direction (en lien avec les chargées de mission) : nouvelles actions transversales (résidence...), événement Croq' les mots, marmot (selon accord financier des communautés de communes partenaires)
- Invitations, mises sous pli, diffusion des documents
- Compilations de contenus pour éditions de documents
- Gestion et mise à jour des bases de données / fichiers e-mailing
- Demandes de devis
- Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques

Suivi logistique et administratif des parcours d'éducation artistique et culturelle en développement :
- Réservation de véhicules, hébergement et restauration des intervenants des parcours
- Organisation administrative du transport culturel des écoles (200 sorties environ) en lien avec le nouveau projet intercommunal d'éducation artistique et culturelle : suivi appel d'offre transporteurs, recensement des effectifs avec les écoles en lien avec la chargée de mission EAC, outils de de suivi
Horaires fixes
Réunion en soirée (18h ou 20h)
Disponibilité


Profil recherché

Bac + 2
Connaissance du fonctionnement d'une collectivité (environnement administratif, institutionnel et politique)
Maîtrise générale des procédures administratives, des logiciels bureautiques et outils collaboratifs
Savoir organiser et planifier ses activités
Savoir être autonome et rendre compte
Savoir s'exprimer oralement et rédiger à l'écrit avec aisance
Maîtrise des techniques de restitution et de transmission d'information écrite ou orale
Savoir organiser une réunion et gérer des agendas partagés
Etre force de proposition sur les modes d'organisation, de fonctionnement, de simplification et de classement
Respect des obligations de discrétion et confidentialité
Sens du travail en transversalité
Esprit de synthèse et d'analyse
Sens de l'organisation

Avantages liés au poste

  • NBI
  • Télétravail
  • Aide à la recherche de logement
  • Horaires variables

Avantages collectifs au travail

  • Charte des valeurs/éthique
  • Démarche de conseil/protection des agents
  • Aide à la recherche de logement
  • Prime de fin d’année
  • Congés supplémentaires
  • Restauration collective/titres restaurant
  • Compte-Epargne Temps
  • Chèques vacances/loisirs
  • Amicale du personnel
  • Avancement de carrière/promotion
  • CPF-compte personnel de formation avantageux
  • Prise en charge frais déplacement formation
  • Abonnement CNAS ou FNAS
  • Régime indemnitaire
  • ARTT
  • Bilan de compétence/carrière

Description de la collectivité

Mayenne Communauté, « la douceur de vivre » : un territoire à taille humaine (33 communes, 38 000 habitants), un cadre de vie agréable à la campagne tout en étant proche des grandes villes et de la mer (Mont Saint Michel : 1h, Rennes : 1h30, Paris : 3h), aux portes de la Bretagne.

Une communauté de communes qui donne la priorité au développement économique et à la qualité de vie de ses familles avec une activité culturelle foisonnante. C’est aussi une vie associative débordante, une offre sportive diversifiée et un esprit coopératif.



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