Accueil - Opportunité de mobilité territoriale - Assistant de direction H/F - MAYENNE COMMUNAUTE

Assistant de direction H/F

Localisation recruteur MAYENNE COMMUNAUTE    status candidat Titulaire ou contractuel

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mayenne communaute 53 recrute
Poste ouvert en recrutement
01/06/2021

Descriptif et missions

MAYENNE COMMUNAUTE recrute :
Assistant de direction H/F

Contrat de 1 an

Sous l'autorité de la Directrice des ressources humaines, vous intégrez le pôle d'assistant.e.s de direction de la collectivité afin d'assurer d'une part des missions de continuité de service lors des absences de vos collègues (congés annuels, congés maladie, formation...) et d'autre part des projets transversaux.

Missions :

En raison des nécessités de service inhérentes à la continuité du service public, vous serez amené.e à effectuer diverses missions au sein de l’ensemble des directions de la collectivité. Ainsi vous pourrez intervenir sur des remplacements ponctuels d'autres assistantes de direction de la collectivité, sur des renforts liés à un accroissement temporaire d’activité notamment sur les missions suivantes :

1/ Fonction d’accueil:
- Accueil physique au secrétariat, orientation des usagers, des élus, des agents et des représentants institutionnels ;
- Réception et filtre des appels des partenaires et des administrés
- Transcription, priorisation et transmission des messages téléphoniques et informatiques.

2/ Fonction de secrétariat:
- Traitement du courrier : ouverture, enregistrement, classement puis distribution au sein des services ;
- Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques pour les membres de la direction ;
- Préparation des ordres du jour, compte rendu, courrier, rapports, supports de réunion (projet délibération, diaporama, powerpoint-)
- Dans le cadre des instances : comptes-rendus, des commissions et agenda des commissions.

3/ Gestion d’agenda:
- Gestion de l’agenda des membres de la direction (rendez-vous, démarches à suivre);
- Gestion des présences des élus aux réunions, invitations, inaugurations, manifestations, préparation des dossiers et des comptes-rendus;
- Planification et organisation logistique de réunions;
- Prise de rendez-vous en fonction des priorités de la direction (relais d’information);
- Gérer la planification collective des diverses réunions et rencontres;
- Organiser les déplacements professionnels des membres de la direction.

4/ Suivi des projets de la collectivité:
- Assurer le suivi des dossiers
- Mettre en place et assurer le classement des dossiers
- Effectuer un travail de recherche d'information
- Effectuer un travail de recherche et d'information afin de constituer les fonds de dossier
- Préparer et/ou soutenir administrativement et logistiquement les événements organisés par l’équipe de direction.

5/ Missions transversales :
- Participer à la réflexion concernant l'harmonisation des méthodes de travail et des procédures des Assistantes de Direction
- Etre force de proposition : organisation, conception d'outils, harmonisation des procédures entre les services

Profil recherché

- Maîtrise générale des procédures administratives
-Connaissance des techniques de secrétariat
- Maîtriser les logiciels bureautiques et outils collaboratifs
- Cassement, archivage
- Savoir organiser et planifier ses activités
- Savoir etre autonome et rendre compte
- Etre garant de l'image de la collectivité
- Savoir s'exprimer oralement et rédiger a l'écrit avec aisance
- Maîtriser les techniques de restitution et de transmission d'information ecrite ou orale
- Savoir organiser une réunion et gérer des agendas partagés
- Proposer des modes d'organisation, de fonctionnement, de simplification et de classement
- Maîtrise de la fonction - accueil - - maîtrise du suivi administratif
- Etre force de proposition pour l’évolution des méthodes professionnelles et des procédures
- Savoir travailler en equipe,
- Etablir de bonnes relations avec les partenaires
- Esprit de synthèse et d'analyse
- Sens de l'organisation
- Sens du travail en transversalité
- Disponibilité et sens du service public
- Capacité d’adaptation et d’initiative

Spécificité du poste

S'agissant d'un poste créé à titre expérimental sur une durée d'un an, les missions sont susceptibles d'évoluer en fonction des besoins de la collectivité. Le positionnement au lien entre les assistantes de direction et les directeurs nécessite une forte adaptabilité et de réelles qualités d'échange.

Diplômes/expériences
Bac+2
Expérience souhaitée sur un poste ou fonctions similaires


Avantages collectifs au travail

  • Charte des valeurs/éthique
  • Démarche de conseil/protection des agents
  • Aide à la recherche de logement
  • Prime de fin d’année
  • Congés supplémentaires
  • Restauration collective/titres restaurant
  • Compte-Epargne Temps
  • Chèques vacances/loisirs
  • Amicale du personnel
  • Avancement de carrière/promotion
  • CPF-compte personnel de formation avantageux
  • Prise en charge frais déplacement formation
  • Abonnement CNAS ou FNAS
  • Régime indemnitaire
  • ARTT
  • Bilan de compétence/carrière

Description de la collectivité

Mayenne Communauté, « la douceur de vivre » : un territoire à taille humaine (33 communes, 38 000 habitants), un cadre de vie agréable à la campagne tout en étant proche des grandes villes et de la mer (Mont Saint Michel : 1h, Rennes : 1h30, Paris : 3h), aux portes de la Bretagne.

Une communauté de communes qui donne la priorité au développement économique et à la qualité de vie de ses familles avec une activité culturelle foisonnante. C’est aussi une vie associative débordante, une offre sportive diversifiée et un esprit coopératif.



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