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Assistant de direction H/F

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Localisation recruteur MAYENNE COMMUNAUTE    status candidat Titulaire ou contractuel

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mayenne communaute 53 recrute
Poste ouvert en recrutement
26/07/2021

Descriptif et missions

MAYENNE COMMUNAUTE recrute :
Assistant de direction H/F

Mayenne Communauté, - la douceur de vivre - : un territoire à taille humaine (33 communes, 38 000 habitants), un cadre de vie agréable à la campagne tout en étant proche des grandes villes et de la mer (Mont Saint Michel : 1h, Rennes : 1h30, Paris : 3h), aux portes de la Bretagne.
Une communauté de communes qui donne la priorité au développement économique et à la qualité de vie de ses familles avec une activité culturelle foisonnante. C’est aussi une vie associative débordante, une offre sportive diversifiée et un esprit coopératif.

Sous la responsabilité de la Directrice Ressources, vous apportez une aide permanente à celle-ci en termes d'organisation, de gestion de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Missions :

Accueil téléphonique et physique au secrétariat :
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques
- Recevoir le public (usagers, agents, représentants institutionnels)

Organisation et planification des réunions :
- Prendre et organiser des rendez-vous en fonction des priorités de la Directrice Ressources (DR)
- Gérer la planification collective des diverses réunions et rencontres (réservation de salle, repas...)
- Suivre l'agenda de la DR et le suivi des congés des responsables de service de la Direction Ressources - Participer à la création de l'arborescence informatique et classer les dossiers de la Direction Ressources
- Organiser les déplacements professionnels de la DR (réservation voiture, train...)

Réalisation et mise en forme de travaux bureautique :
- Préparer les ordres du jour, comptes rendus, courriers, rapports, supports de réunion (projet délibération, diaporama ...)
- Aider au traitement du courrier : en assurer l'enregistrement, le classement puis la distribution au sein des services de la DR
- Assurer le suivi des conventions

Suivi des projets et activité de la Direction :
- Assurer le suivi des dossiers (reporting d'informations, rétroplanning...) et en assurer le classement
- Réaliser un travail de relecture des comptes rendus des commissions et groupe de travail mis en œuvre au sein des collectivités. L'objectif est d'assurer une veille sur les projets des collectivités en lien avec les instances et les finances afin d'alerter la DR
- Effectuer un travail de recherche et d'information afin de constituer les fonds de dossier
- Préparer et/ou soutenir administrativement et logistiquement les événements organisés par la DR (séminaire élus, réunion des secrétaires de mairie, réunion de Direction...)
- Aider au traitement du courrier : en assurer l'enregistrement, le classement puis la distribution au sein des services de la DR
- Participer à la réflexion concernant l'harmonisation des méthodes de travail et des procédures des Assistantes de Direction

Activités secondaires :

Missions exercées en binôme avec la gestionnaire instance et lors de l'absence de cette dernière :
- Gestion des instances communales et communautaires
- Préparation et suivi des convocations et fonctionnement des bureaux et conseils communautaires, des municipalités et des conseils municipaux
- Suivi des délibérations et des décisions

Mission exercée sous la responsabilité de la Directrice des Ressources Humaines et de la mutualisation en soutien ponctuel :
- Gérer la planification collective des diverses réunions et rencontres, entre autres l'organisation des instances Comité technique, Comité Hygiène et sécurité ou encore le Dialogue Social en lien avec les instances ville de Mayenne et Mayenne Communauté (réservation de salle, matériel, convocation, comptes rendus...) et en collaboration avec le Service des Ressources Humaines

Profil recherché

Profil :

- Environnement administratif, institutionnel et politique
- Maîtrise générale des procédures administratives
- Connaissance des techniques de secrétariat
- Maîtriser les logiciels bureautiques et outils collaboratifs
- Classement, archivage
- Savoir organiser et planifier ses activités
- Savoir être autonome et rendre compte
- Être garant de l'image de la DR et de la collectivité
- Savoir s'exprimer oralement et rédiger à l'écrit avec aisance
- Maîtriser les techniques de restitution et de transmission d'information écrite ou orale
- Savoir organiser une réunion et gérer des agendas partagés
- Proposer des modes d'organisation, de fonctionnement, de simplification et de classement
- Être force de proposition
- Respect des obligations de discrétion et confidentialité
- Esprit de synthèse et d'analyse
- Sens de l'organisation
- Sens du travail en transversalité

Spécificité du poste :

- Horaires fixes
- Réunion en soirée (18h ou 20h)
- Disponibilité

Diplômes/Expériences :

Bac +2
Expérience 1 an minimum

Avantages collectifs au travail

  • Charte des valeurs/éthique
  • Démarche de conseil/protection des agents
  • Aide à la recherche de logement
  • Prime de fin d’année
  • Congés supplémentaires
  • Restauration collective/titres restaurant
  • Compte-Epargne Temps
  • Chèques vacances/loisirs
  • Amicale du personnel
  • Avancement de carrière/promotion
  • CPF-compte personnel de formation avantageux
  • Prise en charge frais déplacement formation
  • Abonnement CNAS ou FNAS
  • Régime indemnitaire
  • ARTT
  • Bilan de compétence/carrière

Description de la collectivité

Mayenne Communauté, « la douceur de vivre » : un territoire à taille humaine (33 communes, 38 000 habitants), un cadre de vie agréable à la campagne tout en étant proche des grandes villes et de la mer (Mont Saint Michel : 1h, Rennes : 1h30, Paris : 3h), aux portes de la Bretagne.

Une communauté de communes qui donne la priorité au développement économique et à la qualité de vie de ses familles avec une activité culturelle foisonnante. C’est aussi une vie associative débordante, une offre sportive diversifiée et un esprit coopératif.




mayenne communaute 53 emploi





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