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Un Assistant de direction H/F

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 Ville de CHAMPIGNY SUR MARNE     Titulaire


ville champigny marne 94 recrute
22/02/2019

Descriptif et missions

Ville de CHAMPIGNY SUR MARNE recrute :
Un Assistant de direction H/F

Missions : Sous la responsabilité de la directrice du CCAS, l’agent apporte une aide permanente à la directrice en termes d’accueil et d’information, de communication, de gestion et de suivi de dossiers ou projets, dans un positionnement d’interface dans la circulation des informations et pour une liaison de qualité entre les différents acteurs de la direction.

Activités principales:
1) Tenue du secrétariat de la Directrice :
- Assurer l’accueil téléphonique et physique
- Organiser l’agenda et les déplacements
- Réaliser les travaux bureautiques : conception, saisie et mise en forme de courriers, documents, tableaux et dossiers
- Assurer la gestion du matériel de bureau de la direction
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Organiser les réunions de la directrice (planification, préparation et diffusion de documents, rédaction de comptes rendus...)

2) Assistance dans la coordination de la direction et particulièrement de l’équipe de direction
- Etre le relais du directeur auprès des différents interlocuteurs (élus, administrateurs-) et en particulier dans le suivi du Conseil d’Administration du CCAS en lien avec la responsable de l’administration et des finances du CCAS
- Assurer le suivi du courrier de la direction en particulier celui via le logiciel air courrier en lien avec les cadres des services
- Contribuer à la sécurisation et l’optimisation du fonctionnement administratif de la Direction (contrôle du processus de validation des envois/parapheurs, proposition d’outils de gestion-)
- Assurer une liaison de qualité dans la direction entres les 5 services dont ceux déconcentrés)
- Elaborer et renseigner des tableaux de suivi des activités et de projets de la direction

3) Participer à la conduite de la politique de communication de la direction
- Rechercher des informations auprès des partenaires
- Participer à la conception de supports d’information interne
- Etre l’interlocuteur/référent des services internes à la Direction et des services municipaux fonctionnels pour le suivi administratif des projets et dossiers affairant à la communication
-
- Activités secondaires :
- Aider à la conduite de certains projets transversaux, pilotés par la Directrice ou certains cadres et chefs de service

Profil recherché

- Etre titulaire du grade de rédacteur ou d’un diplôme de niveau BAC permettant l’accès au concours externe de rédacteur
ou d’une expérience professionnelle de 4 ans dans des missions équivalentes à celles du cadre d’emplois des rédacteurs permettant l’accès au 3ème concours
- Diplôme dans le domaine du secrétariat souhaité
- Expérience d’au moins 3 ans dans le domaine du secrétariat souhaitée
- Première expérience en assistanat de direction appréciée
- Connaître le fonctionnement des services de la collectivité
- Etre à même d’assimiler rapidement les missions du service et le vocabulaire professionnel du service ; le fonctionnement et rôle des autres collectivités et partenaires du champ social
- Connaître les différents écrits administratifs, circuits et procédures administratives
- Avoir un intérêt pour le champ de l’action sociale
- Avoir une expression orale et écrite de qualité
- Savoir respecter les devoirs du fonctionnaire en particulier : réserve, discrétion, neutralité

Description de la collectivité

Située dans l’une des boucles de la Marne, à 12 km à l’est de Paris, la ville de Champigny-sur-Marne est composée de 10 quartiers mixant habitat individuel et collectif, de 2 grands parcs d'une centaine d'hectares et d’importantes zones d’activités qui regroupent 295 entreprises. Champigny est desservie par l'autoroute A4 ou la RD 4 par les RER A et E et de nombreux bus.

Ville de 76 000 habitants, 3e ville du Val-de-Marne par sa population, 1re par l’étendue de ses espaces verts, Champigny-sur-Marne est plurielle et dynamique. Ville citoyenne, elle fait depuis toujours le pari de la démocratie participative, en associant les habitants et les personnels aux réflexions et aux décisions. Cette démarche est encore renforcée par l’implantation de deux gares du métro Grand Paris Express qui représente un formidable levier de développement économique et social. Tous les secteurs de la vie locale sont concernés et ces projets impactent directement la Direction des Ressources Humaines, qui doit soutenir les services opérationnels dans leur montée en charge pour répondre aux besoins des campinois.



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