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ASSISTANT DE DIRECTION

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Localisation recruteur Ville de LYON    status candidat Titulaire

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ville lyon 69 recrute
Poste ouvert en recrutement
22/09/2021

Descriptif et missions

Ville de LYON recrute :
ASSISTANT DE DIRECTION

Au cœur du projet de transition écologique de la Ville, la Délégation générale Urbanisme, immobilier, travaux, coordonne l’aménagement urbain, gère et valorise les espaces publics et le patrimoine immobilier de la collectivité, afin de faire de Lyon un territoire plus dynamique, écologique et inclusif, au service de ses habitants-es.

La Direction Centrale de l’Immobilier (DCI), est référente en matière immobilière, et représente la Ville de Lyon en qualité de propriétaire et de locataire.

Outre son rôle dans la définition et la déclinaison de la stratégie immobilière de la collectivité, elle propose une expertise et des actions concrètes en réponse à toutes les questions portant sur l’affectation de locaux, la gestion quotidienne des biens immobiliers communaux et le devenir à long terme du patrimoine communal.

A ce titre, elle est l’interlocutrice de l’ensemble des directions opérationnelles en matière immobilière et se positionne comme un véritable prestataire de services.

Missions : Sous l’autorité directe du/ de la responsable Ressources, vous assurez les fonctions d’assistant-e de la directrice et du service Ressources.

Vous êtes 'antenne de gestion' Ressources Humaines (RH) pour le compte de la direction.

Activités principales :
ASSISTANAT
- Gestion de l’agenda de la directrice
- Organisation des réunions pour le compte de la directrice, et du service Ressources
- Préparation des dossiers hebdomadaires pour la directrice
- Accueil téléphonique et physique, orientation des demandes vers les bons interlocuteurs
- Assistance au service Ressources dans la préparation et l’envoi de courrier, le suivi de tableaux de bord et des parapheurs
- Gestion de la revue de presse
- Rédaction de comptes rendus

ANTENNE DE GESTION
- Suivi et communication des documents RH, à l’interface entre la direction et le service RH (évaluations, arrêtés, formulaires divers -)
- Réponse de premier niveau sur la gestion administrative RH, et orientation des agents-es vers le responsable Ressources , relai RH, ou le service RH de délégation
- Codification des absences dans le logiciel Chronogestor
- Codification des éléments variables de paie et des données personnelles (adresse, RIB -) dans le logiciel ASTRE RH
- Réception et distribution des tickets restaurants

Par ailleurs, grâce à votre sens du collectif, vous travaillez en lien étroit avec les autres assistants-es de la direction, que vous pouvez être amené-e à remplacer, et/ou les assistants-es d’élus-es et de de Délégués-es Généraux-les Adjoints-es.

Conditions spécifiques d'exercice : déplacements fréquents ou affectation multi-sites.





 

Profil recherché

CONNAISSANCES et MAITRISE
- Logiciels bureautiques
- Techniques de secrétariat
- Techniques de communications écrites et orales
- Fonctionnement de la collectivité

SAVOIR-FAIRE
- Organiser et faciliter la vie professionnelle des cadres
- Accueillir et orienter les interlocuteurs
- Assurer la coordination de plusieurs agendas
- Bonne expression rédactionnelle

QUALITES
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Rigueur et méthode
- Organisation
- Qualités relationnelles
- Sens du travail en équipe

Avantages collectifs au travail

  • Prime de fin d’année
  • Restauration collective/titres restaurant
  • Compte-Epargne Temps
  • Chèques vacances/loisirs
  • Prise en charge Mutuelle
  • Avancement de carrière/promotion
  • Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun
  • Abonnement COS ou CAS
  • ARTT

Description de la collectivité

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants-es.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.



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