Assistant de direction (h/f)

Assistant de direction (h/f)

ACTIVITES PRINCIPALES

A- Missions d’assistanat de direction :

1- Organisation de la vie professionnelle de la directrice du pôle :

-Gérer et organiser l’agenda en tenant compte des priorités et des modalités de travail entre les élus de secteur et la directrice de pôle
-Prioriser et remonter les informations importantes, transmettre des messages, assurer la traçabilité des informations transmises-
-Anticiper, planifier les rendez-vous de travail, visites en extérieur, entretiens professionnels, réunions -
-Assurer l’organisation logistique des réunions et des déplacements (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents etc.)

2- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

-Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents ou courriers
-Saisir des documents de formes et contenus différents
-Organiser le classement et l’archivage papier et dématérialisé des dossiers
-Assurer la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant
-Assurer la gestion et le suivi des documents à la validation de la directrice du pôle

3- Suivi des projets et activités du secteur de référence

-Adapter les activités du secrétariat en fonction de l’actualité des différentes directions qui composent le pôle
-Assurer la gestion administrative et financière (gestion du budget, gestion de la commande des fournitures et mobiliers)
-Mise à jour du plan de charges de la directrice du pôle et autre tableaux de suivi de la direction (programmation des dossiers pour les instances, avancée projets avec les partenaires etc-)
-Constitution des dossiers de référence par services ou direction (projets de service, délibérations et rapports, etc ...)
-Réalisation du rapport d’activités annuel pour le pôle

B- Missions spécifiques :

-L’assistant.e sera intégré.e au pôle des assistant.es de direction rattaché.es à la direction générale et au comité directeur (Codir), à ce titre il/elle est susceptible d’intervenir ou de réaliser des missions et travaux pour le compte d’autres secteurs.
-Participer à l’organisation d’évènements municipaux en lien avec les secteurs du pôle

COMPETENCES ET POSTURE PROFESSIONNELLE

1/Savoirs Faire /savoirs techniques

Connaissance de l’environnement territorial
Connaissances en comptabilité publique
Connaissances en droit administratif
Fonctionnement des services d’une collectivité territoriale

FORMATIONS ET EXPERIENCES REQUISES

De formation minimum Bac + 2 (BTS ou DUT) Assistanat de direction ou toute autre responsabilité administrative confirmée en collectivité ou dans le secteur privé.
Titulaire ou à défaut contractuel.lle

Notion d’organisation et de gestion du temps de travail
Maîtrise des outils bureautiques
Réaliser des tableaux de bord et outils de planification et suivi
Élaborer et rédiger des rapports et des notes à destination de sa hiérarchie

2 /Savoir être
Sens de l’organisation et de la gestion des priorités
Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
Capacité à s’adapter à son environnement professionnel
Capacité d'analyse et d'évaluation des situations, de rigueur et de réactivité
Capacité d’anticipation
Travailler en transversalité
Sens du service et l'esprit d'équipe

3 /Posture professionnelle

Capacité à travailler en autonomie et d’organiser son travail
Respect de la confidentialité
Discrétion professionnelle
Capacité à rendre compte du travail réalisé