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Assistant d'élu(s)

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 Ville de CHAMPIGNY SUR MARNE     Titulaire ou contractuel


ville champigny marne 94 recrute
28/02/2018

Descriptif et missions

Ville de CHAMPIGNY SUR MARNE recrute :
Assistant d'élu(s)

Missions :
Sous la responsabilité du responsable du Cabinet du Maire et au sein de l’équipe du secrétariat des élus, l’agent apporte une aide permanente à un ou plusieurs élus en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, d’orientation des usagers, de classement et de suivi de dossiers.

Activités principales:
1) Activité d’accueil :
- Assurer l’accueil téléphonique et physique au secrétariat : recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels ; renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent ; prendre et transmettre des messages, orienter les usagers
Dans le cadre de la permanence des Elus : accueillir l’usager, assister l’Elu lors de l’entretien, contacter et accueillir l’usager en post-permanence pour assurer le suivi de la requête

2) Activité d’organisation et de secrétariat d’un ou plusieurs élus :
- Organiser l’agenda et les déplacements
- Organiser et planifier les réunions : préparer les documents afférents (rédiger les ordres du jour en concertation avec l’élu; les convocations) ; prendre des notes et rédiger les comptes rendus
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (prise de notes, saisie et mise en forme de courriers et documents divers, rédaction de courriers)
- Contrôler les courriers soumis à la signature de l’élu
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Rechercher et transmettre des informations utiles à l’Elu en lien avec sa ou ses délégations, rédiger des notes de synthèse
- Trier, suivre et classer les courriers
- Contribuer à la conception et l’évolution des procédures communes à l’ensemble de l’équipe du secrétariat des Elus
Dans le cadre de la permanence des Elus : préparer les dossiers des usagers, assurer le suivi administratif de la requête

A savoir sur le poste :
-Horaires : 8h30 – 12h / 13h30 – 18h (RTT en fonction des modalités en vigueur au sein de la collectivité)
-Période de pics d’activité nécessitant une disponibilité supplémentaire en fonction des obligations du service et/ou de l’élu
-Permanence le samedi matin par roulement avec l’équipe des Assistantes d’Elus donnant lieu à récupération
-Obligation de réserve, de confidentialité et de discrétion

Profil recherché

- Etre titulaire d’un grade de catégorie B de la Fonction Publique
ou d’un diplôme de niveau Bac permettant l’accès aux concours externes
ou d’une expérience professionnelle de 4 ans au moins sur des missions correspondant à celles du cadre d’emplois des rédacteurs

- Expérience confirmée dans le domaine du secrétariat exigée
- Maîtriser les règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire et les techniques de la note de synthèse
- Titulaire d’un diplôme dans le domaine du secrétariat ou première expérience en assistanat de direction appréciée
- Connaissance de l’environnement territorial et des différents écrits administratifs, circuits et procédures administratives appréciées

Aucune candidature incomplète ne sera traitée.

Important : Si votre dossier est présélectionné, vous serez convoqué(e) à une session de test bureautique obligatoire.

Description de la collectivité

Située dans l’une des boucles de la Marne, à 12 km à l’est de Paris, la ville de Champigny-sur-Marne est composée de 10 quartiers mixant habitat individuel et collectif, de 2 grands parcs d'une centaine d'hectares et d’importantes zones d’activités qui regroupent 295 entreprises. Champigny est desservie par l'autoroute A4 ou la RD 4 par les RER A et E et de nombreux bus.

Ville de 76 000 habitants, 3e ville du Val-de-Marne par sa population, 1re par l’étendue de ses espaces verts, Champigny-sur-Marne est plurielle et dynamique. Ville citoyenne, elle fait depuis toujours le pari de la démocratie participative, en associant les habitants et les personnels aux réflexions et aux décisions. Cette démarche est encore renforcée par l’implantation de deux gares du métro Grand Paris Express qui représente un formidable levier de développement économique et social. Tous les secteurs de la vie locale sont concernés et ces projets impactent directement la Direction des Ressources Humaines, qui doit soutenir les services opérationnels dans leur montée en charge pour répondre aux besoins des campinois.



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