Assistant d'Elue - F/H

Assistant d'Elue - F/H

Assurer le secrétariat, la bonne circulation de l’information et faciliter au quotidien le règlement des questions d’ordre organisationnel et administratif de l'Elue. Gérer les fournitures.

Secrétariat :
Réceptionne, filtre et oriente les appels téléphoniques, prend et transmet les messages. Apporte une information de premier niveau et effectue les relances. Saisit et rédige courriers et comptes-rendus de réunions, élabore divers tableaux et documents. Gère le planning de l’élue, organise des réunions, prépare des dossiers et assiste à des réunions. Classe et archive des documents.

Gestion des fournitures et des interventions pour le pôle RH :
Recense et analyse les besoins en fournitures et suit les stocks. Recherche des fournisseurs, analyse les devis. Gère les bons de commande et d’intervention, suit les commandes, assure le traitement des factures et suit le budget. Assure l’interface avec les services financiers et la Commande publique. Réceptionne et contrôle les livraisons, range les fournitures. Assure les relations avec les fournisseurs et éventuellement le suivi des travaux.

Communication :
Assure la transmission de l’information et joue un rôle de relais.

Participation aux projets et activités du pôle RH :
Délivre les badges d’accès au restaurant municipal. Fournit des outils et des éléments d’aide à la décision, évalue son activité et propose des solutions d’amélioration.

Formations :
Une formation de type Bac professionnel ou BTS en secrétariat de direction est souhaitée. L’adaptation au poste se fait avec l’expérience et par le suivi de formations en interne.

Théoriques :
Connaissance des techniques de secrétariat et d’assistanat. Connaissance des interlocuteurs et de l’organisation interne.

Techniques / Pratiques :
Met en œuvre les pratiques liées à son domaine. Applique les procédures. Utilise efficacement les outils bureautiques.

Aptitudes / qualités :
Réactivité, capacité à hiérarchiser les tâches et à chercher l’information, rigueur, organisation, adaptabilité. Grand sens de la réserve et de la diplomatie.