Assistant des élus H/F

Assistant des élus H/F

La Ville du Kremlin-Bicêtre (26 500 habitants)
Val de Marne
Recrute pour le Cabinet du Maire

UN ASSISTANT DES ELUS H/F
Catégorie C ou B - Cadre d’emploi des adjoints administratifs ou rédacteurs

Placé sous l’autorité du directeur de cabinet, vous serez en charge des missions suivantes :
Missions principales :

Organisation de l’agenda des élus et du cabinet
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements des élus

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers selon la charte graphique de la mairie
- Réaliser la saisie des documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Gérer le courrier entrant et sortant du cabinet du maire (suivre le circuit de visas et de signature)

Suivi des projets et activités du cabinet
- Intégrer les priorités du cabinet dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat

Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Organisation et planification des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cabinet du maire
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Travailler en collaboration avec la direction générale et les différents assistants de direction et secrétaires

Profil/Compétences

- Notions d’organisation et de gestion du temps
- Fonctionnement des services et de la collectivité
- Règles de l’expression orale et écrite
- Techniques d’assistanat et de secrétariat
- Maitrise du pack office
- Tableaux de bord, outils de planification et suivi
- Aisance rédactionnelle
- Orthographe irréprochable (règles d’orthographe, syntaxe et grammaire)
- Force de proposition et capacité d’initiative
- Qualités relationnelles, capacité au travail collaboratif
- Confidentialité et discrétion