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Assistant de gestion administratif polyvalent H/F - CDD 1 AN

Localisation recruteur Ville de CHAMPIGNY SUR MARNE    status candidat Contractuel

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ville champigny marne 94 recrute
Poste ouvert en recrutement
13/10/2021

Descriptif et missions

Ville de CHAMPIGNY SUR MARNE recrute :
Assistant de gestion administratif polyvalent H/F - CDD 1 AN

MISSION :

Sous la responsabilité du responsable de service, vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif et financier du service. Vous apportez une aide permanente aux agents du service en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil des publics et notamment des représentants associatifs, de classement et suivi de dossiers.


ACTIVITÉS PRINCIPALES :

1/ Assurer la gestion administrative du service :

- Rédaction des courriers (réponses aux usagers, courriers d’acceptation, etc-). Suivi du courrier enregistré sur le logiciel Airs Courrier. 
- Rédaction et suivi des mises à jour des conventions et rédaction des comptes rendus de réunions. Suivi et gestion de la boîte mail du service.
Suivi des suites à donner des courriers et e-mails.
- Gestion des plannings d’occupation des salles. Assistance à la gestion des salles : états des lieux d’entrée et de sortie.


2/ Assurer l’information au sein du service de la Vie Associative et Citoyenne :
- Centraliser et normaliser l’information des demandeurs.
- Coordonner la circulation d’information auprès des autres missions et services partenaires.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des publics (élus, services internes, particuliers, associations, prestataires).

3/ Assurer le suivi de l’activité du service :
- Mettre en place des outils de gestion, tableaux de bords et en assurer le suivi.
- Participer aux réunions d’équipe. Participer aux temps forts.

4/ Activités spécifiques : suivi des subventions municipales ; Mise à jour du fichier associatif et de l’annuaire ; Gestion et modération du portail associatif en lien avec le service communication.

5/ Activité spécifique d’Assistance ressources humaines et système de coordination et d’information :

- Suivi des tableaux de congés et absences en lien avec le responsable de service, gestion de tableaux de suivi et états statistiques (recrutement-remplacement, suivi des heures supplémentaires, récupérations, congés, etc.). et des feuilles d’heures supplémentaires et des récupérations.
- Coordination du système d’information et des outils partagés. Tenue de tableaux de suivi et des états statistiques.


A SAVOIR SUR CE POSTE :

- Restaurant dédié au personnel et prime annuelle.
- Horaires en fonction de l’ouverture de l’équipement. Périodes de pics d’activité nécessitant une disponibilité supplémentaire en fonction des projets, initiatives et réunions associées.
- Mobilité géographique : déplacements ponctuels dans les salles municipales.
- Des perspectives d’évolution de carrière : une politique de formation particulièrement active valorisant le développement des compétences tout au long de sa carrière et une politique de mobilité active favorisant les parcours professionnels.
- Transports : RER A, station - Champigny - / RER E, station Les Boullereaux.

Profil recherché


PROFIL:

- Être titulaire du grade de rédacteur ou titulaire d’un diplôme de niveau 4 ou 5 permettant l’accès au concours externe de rédacteur ou d’une expérience professionnelle de 4 ans au moins sur des missions correspondant à celles du cadre d’emplois des rédacteurs permettant l’accès au 3ème concours de rédacteur.
Etre à même d’assimiler rapidement les enjeux et missions du service et le vocabulaire professionnel du service, le fonctionnement et le rôle des autres collectivités et partenaires.
- Connaissance des différents écrits administratifs, circuits et procédures administratives.
- Connaître les règles relatives à la comptabilité publique et aux marchés publics.
- Qualités rédactionnelles appréciées
- Esprit d’analyse et de synthèse, réactivité, organisation, autonomie et adaptabilité.
- Bonne qualité d’écoute et de communication. Force de proposition pour améliorer le service rendu à la population.
- Maîtrise du Pack Office.

Avantages collectifs au travail

  • Prime de fin d’année
  • Restauration collective/titres restaurant

Description de la collectivité

Située dans l’une des boucles de la Marne, à 12 km à l’est de Paris, la ville de Champigny-sur-Marne est composée de 10 quartiers mixant habitat individuel et collectif, de 2 grands parcs d'une centaine d'hectares et d’importantes zones d’activités qui regroupent 295 entreprises. Champigny est desservie par l'autoroute A4 ou la RD 4 par les RER A et E et de nombreux bus.

Ville de 76 000 habitants, 3e ville du Val-de-Marne par sa population, 1re par l’étendue de ses espaces verts, Champigny-sur-Marne est plurielle et dynamique. Ville citoyenne, elle fait depuis toujours le pari de la démocratie participative, en associant les habitants et les personnels aux réflexions et aux décisions. Cette démarche est encore renforcée par l’implantation de deux gares du métro Grand Paris Express qui représente un formidable levier de développement économique et social. Tous les secteurs de la vie locale sont concernés et ces projets impactent directement la Direction des Ressources Humaines, qui doit soutenir les services opérationnels dans leur montée en charge pour répondre aux besoins des campinois.


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