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assistant (e) de gestion administrative (h/f) du service communication

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 COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION DU GRAND CAHORS     Contractuel


communaute agglomeration grand cahors 46 recrute
11/10/2018

Descriptif et missions

COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION DU GRAND CAHORS recrute :
assistant (e) de gestion administrative (h/f) du service communication

LA COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION DU GRAND CAHORS
45 000 Habitants – 36 communes
Recrute un(e) ASSISTANT (E) DE GESTION ADMINISTRATIVE (h/f)
Catégorie C ou B– temps plein - CDD d’un an



Direction de la communication

Rattachement hiérarchique : le directeur de la communication


- Missions principales :
Recueillir, traiter et suivre les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif de la direction de la communication en matière de :

Planification et suivi :
- Planification et suivi de l’affichage des panneaux de communication sur la voie publique : contact avec les associations, application du règlement d’affichage, élaboration du planning d’affichage, lien avec le personnel chargé de l’affichage
- Elaboration et suivi de tableaux de bord et planning de l’activité de la direction selon les priorités définies en réunion de direction ou réunion d’équipe
- Assurer la traçabilité des demandes des administrés (courriers à l’instruction de la communication, mails (boîtes concertation et communication)), l’enregistrement et le classement des dossiers traités par le service communication
- Edition, suivi du circuit de signatures et envoi des bons de commande aux fournisseurs
- Suivi comptable (état des consommations des budgets du service communication et des crédits communication des services de la Ville et du Grand Cahors), alerte éventuelle du directeur de la communication, saisi des dépenses une fois le service fait

Accueil physique et téléphonique
- Accueil physique de premier niveau des usagers de la direction (associations, fournisseurs-), orientation auprès des bons interlocuteurs internes
- Gestion des renvois des postes téléphoniques des collègues de la direction

Traitement de dossiers, saisie et réalisation de documents
- Participation à la diffusion de documents de communication (invitations, inaugurations, commémorations, vernissages- :
- Mise à jour et suivi des fichiers d’envoi du service communication
- Réalisation de copies en nombre, préparation des enveloppes, mises sous pli
- Participation à l’organisation logistique des manifestations : réservation de salles, de véhicules, de matériels divers, vérification des disponibilités des élus et mobilisation, lien avec les services internes
- Recueil des éléments de réponse auprès des services internes et faire le lien avec l’agent du Cabinet ou de la communication chargé de la rédaction des réponses aux administrés
- Réalisation et mise en page de documents simples (invitations-)
- Réceptionner des colis (flyers, cartons d’invitation, affiches) et faire le lien avec le bon interlocuteur interne
- Commande de fournitures (collecte, suivi, réception, distribution-) aux divers agents de la direction de la communication

- Autonomie :
Large autonomie dans l’organisation du travail, établissement des priorités avec le directeur ou les adjoints de direction.

- Conditions d’exercice :
- Rythme de travail : 5 jours hebdomadaires
- Durée journalière de travail : 7 heures par jour
- Contraintes particulières :
o Rythme de travail souple nécessitant de la réactivité et de la disponibilité

Profil recherché

FORMATION ET EXPERIENCE EN RAPPORT AVEC LE POSTE ET LE SERVICE
o Discrétion professionnelle
o Rigueur
o Maîtrise du pack office et notions en PAO
o Travail principalement en bureau
o Relations quotidiennes avec l’ensemble des agents de la direction et du Cabinet
o Relations régulières avec les partenaires et services internes
- Lieu d’exercice : Grand Cahors - Lieu d’embauche : Hôtel de Ville

Poste à pourvoir le plus rapidement possible
Les candidatures sont à adresser avant le 20 octobre 2018 par courrier à :
Monsieur le Président de la Communauté d’Agglomération du Grand Cahors
72 Rue Wilson- BP 80281 – 46005 CAHORS CEDEX 9
Ou par mail à l’adresse suivante : drakoto@grandcahors.fr

Description de la collectivité

La Communauté d'Agglomération du Grand Cahors est un établissement public du département du Lot qui regroupe 36 communes et 43 000 habitants. La principale commune de cette communauté d'agglomération est Cahors qui compte plus de 20 000 habitants. Territoire de gastronomie avec de nombreux produits locaux (agneau du Quercy, truffe, foie gras,...), Cahors et son agglomération disposent également d’un patrimoine bâti et naturel exceptionnel. Cahors est aussi réputé pour son vin, avec le fameux cépage Malbec. Ville du sud-ouest de la France, riche de festivals, d’activités culturelles et sportives très variées, Cahors est une vraie terre d’accueil pour les nouveaux arrivants. Cahors a su préserver un cadre de vie idéal pour ses habitants tout en menant une politique active en faveur du développement de son territoire. Enfin, avec ses applications numériques de proximité, sa présence active sur les réseaux sociaux pour favoriser le dialogue ou encore le développement de la fibre.... Cahors vit dans l'ère de la smart city. Située à 1h15 de Toulouse, vous pourrez facilement accéder à Cahors en voiture, par le train ou l’avion.



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