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Assistant du Premier Maire-Adjoint

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Localisation recruteur Mairie d'ISSY-LES-MOULINEAUX    status candidat Titulaire ou contractuel


issy moulineaux 92 recrute
Assistant du Premier Maire-Adjoint
16/09/2020

Descriptif et missions

Mairie d'ISSY-LES-MOULINEAUX recrute :
Assistant du Premier Maire-Adjoint

Description des missions et activités : Assurer l’interface entre les directions de la délégation de l’élu,

MISSIONS PRINCIPALES :

1/ Gestion de la correspondance (courriers et courriels)
- Gérer le courrier de l’élu : réceptionner, trier en fonction des priorités, avancer le traitement en lien avec les directions des différents services de la délégation de l’élu (demande de fonds de dossiers)
- Rédiger les projets de courriers de réponse à soumettre à l’élu
- Préparer et vérifier tous les courriers/parapheurs en y joignant systématiquement les fonds de dossiers (à récupérer auprès des services concernés)
- Gérer en parfaite autonomie la messagerie électronique de l’élu : gestion des mails (réception ET envoi), traitement des réponses à apporter suivant consignes de l’élu et suivi des suites à donner en relation avec tous les services, la Direction Générale des Services, le Cabinet du Maire ou en lien direct avec l’élu.
- Relecture systématique et correction de tous les courriers soumis à la signature de l’élu

2/ Gestion des divers agendas
Gérer l’agenda, organiser les réunions et/ou les audiences avec le Cabinet du Maire, les partenaires ou les services administratifs
Préparer des fonds de dossiers avant chaque rendez-vous de l’élu (48 h avant)
Suivi des options agenda en lien avec l’élu
Assurer le suivi des dossiers traités en lien avec chaque Direction de la Délégation

3/ Gestion des interventions de l’élu auprès des autres délégations
Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs de l’élu (administrés, partenaires, autres élus etc.) Assurer le traitement et le suivi des interventions (relance, point d’étape, etc.)

4/Autres missions
- Gestion des informations relevées dans les dossiers ou fichiers informatiques / contacts de l’élu et préparer un fichier des données privées pour la préparation des vœux annuels.
- Gestion de la bibliothèque sur Internet – repérer les articles de l’actualité liés à la délégation et les classer par mots clés
- Création d’un observatoire du Numérique et réalisation d’une synthèse presse bi mensuelle (en lien avec la SEM ISSY MEDIA et la Ville Numérique)
- Relever la Presse pour la Prévention Sécurité et la Vie Associative et la diffuser
- Gestion du système de classement et organisation de la procédure d'archivage des dossiers de l’élu
- Traitement et suivi des dossiers plus politiques et ou sensibles
- Suivi des BM et CD pour l’élu
- Responsabilité de la griffe de l’élu
- Préparer le dossier pour les Conseils Privés ou CM suivant l’ordre du jour (faire un point avec les directions de la délégation et obtenir une fiche argumentaire si besoin)
- Etre en alerte vigilante (veille) sur les posts des réseaux de communication (facebook, twiter etc.)
- Etre le relais référence // Espace Icare et la Vie Associative en général

Profil recherché

Disponibilité
Capacité d’adaptation
Gestion du stress
Rigueur, réactivité et fiabilité
Sens de l’organisation
Esprit d’initiative
Autonomie
Discrétion professionnelle et droit de réserve
Qualités relationnelles

Avantages collectifs au travail

  • Prime de fin d’année
  • Restauration collective/titres restaurant
  • Compte-Epargne Temps
  • Chèques vacances/loisirs
  • Prise en charge Mutuelle
  • Garde enfants
  • Avancement de carrière/promotion
  • Abonnement COS ou CAS
  • Régime indemnitaire
  • ARTT
  • Passeport formation

Description de la collectivité

Issy-les-Moulineaux
Hauts-de-Seine
69 000 habitants
Ville accueillante et dynamique, à l’écoute de ses habitants
www.issy.com


MERCI D’ADRESSER directement votre candidature (CV+ lettre de motivation) à l’attention de Monsieur le Maire
En précisant le titre de l’offre




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