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Assistant protocole et Evenementiels (H-F)

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 Ville de TROYES     Titulaire ou contractuel


ville troyes 10 recrute
09/08/2018

Descriptif et missions

Ville de TROYES recrute :
Assistant protocole et Evenementiels (H-F)

Mission principale : Coordination et organisation d'événementiels institutionnels et des cérémonies commémoratives

ACTIVITES PRINCIPALES

- Suivi du fichier protocolaire et garantir son actualisation, en lien avec les autres services utilisant le logiciel,

- Anticipation et coordination des opérations pratiques, organisationnelles et fonctionnelles pour assurer la réalisation de l'événement ou de la cérémonie,

- Rédaction des programmes et envoi des cartons d'invitation, plaques commémoratives et inaugurales,

- Proposition d'aménagement des salles de réception en lien avec le service Fêtes et Cérémonies,

- Réalisation du dossier technique et suivi financier (commandes, facturation et suivi des dépenses engagées) lié à l'évènement,

- Gestion des outils de protocole (drapeaux, cavaliers, badges..) et des cadeaux protocolaires,

- Assistance auprès des services de l'Etat et des organismes extérieurs pour l'organisation des manifestations (Préfecture, Conseil départemental, associations militaires...)

- Présence systématique aux cérémonies et événements, accueil des personnalités

- Participation à l'élaboration budgétaire de la Direction,

ACTIVITES ANNEXES

- Accueil physique et téléphonique de la direction,

- Tenue de l'agenda événementiel et de restauration (gestion des bons de restauration)

- Accompagnement et soutien auprès de la Chargée de mission des Relations Internationales (rédaction de courriers, invitations, renfort ponctuel lors de délégations...)

CONTRAINTES DU POSTE

- Disponibilité et adaptabilité,

- Congés à adapter en fonction des exigences de la Direction,

- Pics d'activités liés à l'événementiel.

Profil recherché

SAVOIRS

- Connaissance des personnalités, des élus et des institutions,

- Connaissance et intérêt du fonctionnement des collectivités,

- Sensible à l'environnement local, bon niveau de culture générale.

SAVOIR-FAIRE

- Parfaite maîtrise des outils informatiques,

- Aisance rédactionnelle,

- Capacité à se mobiliser sur plusieurs opérations concomitantes, à collaborer avec d'autres services,

- Esprit d'initiative, réactivité,

- Sens de l'organisation et de l'anticipation.

SAVOIR-ETRE

- Excellente présentation, discrète,

- Qualités relationnelles indispensables garant de l'image de la collectivité,

- Esprit d'équipe, dynamique

- Aptitude à travailler dans l'urgence, gestion du stress.

Avantages liés au poste

Avantages collectifs au travail

  • Amicale du personnel
  • Régime indemnitaire
  • ARTT

Description de la collectivité


ville troyes 10 recrute

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