Assistant au sein du pôle Actions Sociales H/F

Assistant au sein du pôle Actions Sociales H/F

La Ville du Kremlin-Bicêtre, Val de Marne
26 500 habitants,
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ASSISTANT DE DIRECTION AU SEIN DU POLE ACTIONS SOCIALES (H/F)
Cadre d’emploi – Administratif - Rédacteur
Catégorie B


L’assistant est hiérarchiquement rattaché à la Directrice des Solidarités et la responsable du CCAS.
L’assistant exécute des actes administratifs et de gestion courante.
Il recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement du pôle Actions Sociales. Il informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Il prend en charge, l’organisation matérielle et logistique des réunions de la Direction et du CCAS.

MISSIONS :

- Gestion administrative :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Assurer les prises de rendez-vous
- Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
- Suivre la circulation des parapheurs
- Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports -.), les reproduire et les diffuser
- Traiter et diffuser des informations internes et externes
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions
- Prendre en charge des aspects logistiques du Pôle Action sociale (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur -)
- Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines en appliquant les procédures dédiées (élaboration et suivi des conseils d’administration du CCAS, suivi de l’exécution budgétaire-)
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
- Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative
- Suivre certains dossiers Partenaires et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés

- Référente Ressources :
- Assurer le rôle de référente de la direction auprès des autres services
- Apporter un appui administratif sur des dossiers transversaux
- Participer à la modernisation des outils et process des services de la direction
- Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les comptes- rendus de réunions et les diffuser

FORMATIONS ET EXPERIENCES REQUISES :

- De formation BAC+2 en assistanat de direction, une expérience significative en collectivité est exigée
- Polyvalence et adaptabilité des missions
- Bonne gestion du temps et capacité à travailler sur plusieurs dossiers à la fois
- Confidentialité
- Bonne communication orale et écrite


TEMPS DE TRAVAIL : 37h30

Traitement indiciaire, régime indemnitaire, prime de fin d’année, remboursement partiel de la mutuelle, des frais de transports en intégralité, restaurant administratif, Comité des œuvres sociales.
Proche de Paris, métro ligne 7
Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation et CV), à l’attention de
Monsieur le Maire
Direction des Ressources Humaines
Place Jean Jaurès
94270 Le ...