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ASSISTANTE / ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE H/F

Localisation recruteur Ville de BORDEAUX    status candidat Titulaire ou contractuel

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ville bordeaux 33 recrute
Poste ouvert en recrutement
13/09/2021

Descriptif et missions

Ville de BORDEAUX recrute :
ASSISTANTE / ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE H/F

La Direction générations seniors autonomie recherche pour son service promotion de la qualité de vie des seniors son assistant.e de gestion administrative.

Au sein de l'unité administrative du Centre restauration, il.elle assure le suivi administratif et comptable des demandes adressées au centre restauration pour les personnes âgées domiciliées dans les résidences autonomies et membres des clubs seniors ou les bénéficiaires du portage de repas à domicile.

Il.elle exerce ses missions en lien avec l'unité de livraison à domicile ainsi que les partenaires médicaux-sociaux compétents afin de garantir un service de qualité au bénéficiaire.

Dans ce cadre vos missions principales sont les suivantes :

Effectuer la gestion administrative des activités de portage de repas à domicile et restauration dans les clubs seniors:
- Élaborer et/ou actualiser les tableaux de suivi de l'activité et les procédures,
- Rédiger des documents et courriers administratifs,
- Gérer les commandes de repas du service de manière quotidienne,
- Participer à la facturation mensuelle (usagers et organismes),
- Effectuer la saisie annuelle des titres de recettes,
- Trier, classer et archiver des documents,
- Assurer l'organisation de réunions ou d’événements,
- Tenir le planning des absences et congés du service,

En cas de nécessités de service, renforcer l'équipe en charge de l'accueil et la coordination des activités de portage de repas et de restauration dans les clubs seniors :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique du centre restauration,
- Informer et conseiller les usagers sur l'offre de service,
- Instruire les dossiers des demandeurs et bénéficiaires,
- Participer à l'actualisation du suivi des bénéficiaires,
- Enregistrer et assurer le suivi des signalements et des réclamations,
- Rédiger en autonomie les courriers et les documents courants.

Vous serez également amené.e à :

- Participer aux groupes de travail internes au centre de restauration,
- Participer au classement et à l'archivage des dossiers,
- Participer aux évènements destinés à promouvoir l'offre de service,
- Participer aux opérations de gestion de crise en cas de déclenchement (plan canicule, plan grand froid...).

Profil recherché

Les compétences attendues sur le poste sont les suivantes :

Savoirs :

- Connaissance des techniques d'accueil du public,
- Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils informatiques,
- Maîtrise des techniques de rédaction d'écrits administratifs,
- Connaissances comptables et budgétaires de base
- Familiarisation avec pathologie du vieillissement et troubles cognitifs,
- Connaissance des droits et obligations des usagers

Savoirs- faire :

- Adapter son intervention en fonction de la demande et de son degré urgence,
- Maîtriser les techniques de secrétariat et des outils informatiques,
- Rédiger des écrits administratifs,
- Organiser et prioriser ses activités,
- Travailler en transversalité avec l’ensemble des services de la collectivité et les partenaires extérieurs,
- Participer activement à l'organisation collective de travail

Savoirs- être :

Autonomie, réactivité, rigueur, et organisation,
Sens du service public,
Qualités relationnelles,
Sens du travail en équipe,
Discrétion.

DATE DE PRISE DE POSTE SOUHAITÉE
...21

Description de la collectivité

On recense environ 130 métiers répartis au sein des services de la mairie de Bordeaux : jardiniers, auxiliaires de puériculture, gardiens de police municipale, animatrices de clubs senior... La liste est bien trop longue pour être livrée ici dans sa totalité !

La plupart du temps, l'accès aux services municipaux nécessite d'être préalablement lauréat d'un concours de la fonction publique territoriale. Le Centre national de la fonction publique territoriale et le centre de gestion de la Gironde en sont les organisateurs et tiennent la 'bourse de l'emploi'.

A l'occasion de ses recrutements, la Ville de Bordeaux accorde un soin spécifique aux personnes éprouvant des difficultés d'accès à l'emploi : travailleurs handicapés, jeunes, candidats sans qualification.
Elle permet aussi à un certain nombre de demandeurs d'emplois en difficulté particulière, par le biais des emplois aidés, de renouer un lien avec le monde de travail, et de bénéficier dans ce cadre de formations adaptées à leur objectif de réinsertion professionnelle.


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