Assistante du Directeur Général des Services (H/F)

Assistante du Directeur Général des Services (H/F)

L’agent est en charge d’assurer la bonne exécution des missions d’assistanat qui lui sont confiées auprès du Directeur Général des Services et a pour mission l’encadrement de l’unité secrétariat de la Direction Générale qui assure le secrétariat des Directeurs généraux adjoints et de la Chargée de mission auprès du DGS, ainsi que la gestion du courrier.



Missions principales :

Assurer le secrétariat du Directeur Général des Services

- Organiser l’agenda du DGS, dont la responsabilité lui est confiée

- Organiser et préparer les réunions et les rendez-vous (date, logistique, préparation systématique d’un fond de dossier support)

- Filtrage des communications téléphoniques et autres informations destinées au DGS

- Veiller au suivi des appels, du courrier et des parapheurs

- Personne ressource pour la charte interne de présentation des écrits

- Gérer le chrono et l’archivage des dossiers

- Accueil des visiteurs



Encadrement de l’unité secrétariat de la Direction générale

- Encadrement des 3 agents de l’unité secrétariat

- S’assurer de la continuité de service au niveau de l’unité et de l’homogénéité des pratiques

- Participer à la ventilation du courrier et à son suivi



Assurer des tâches administratives diverses

- Assurer le secrétariat de la Chargée de mission auprès du DGS (gestion de l’agenda et des appels)

Formation de type BTS assistant manager / assistante de direction



Connaissances :

- Compétences rédactionnelles

- Maîtrise de l’orthographe



Compétences techniques :

- Maîtrise des logiciels de bureautique : Word, Excel, Internet, Power Point, Outlook

- Maitrise des techniques de secrétariat

- Travail en équipe

- Gestion d’équipe et de planning d’équipe



Compétences comportementales :

- Rigueur

- Organisation du travail

- Priorisation des demandes

- Travail en équipe

- Discrétion

- Diplomatie et courtoisie

- Initiative et autonomie

- disponibilité



Spécificités et environnement du poste :

- Poste d’encadrement : - non - oui - nombre de personnes encadrées : 3

- Partenaires internes et externes :

- Le Maire

- Le DGS

- Les différentes Directions de la collectivité,

- Le Cabinet de Monsieur le Maire

- Les membres de la Direction Générale

- Les correspondants du DGS



Conditions de travail :

- Lieu de travail : Hôtel de Ville

- Horaires : 37h30 par semaine, nécessité régulière d’une présence jusqu’à 19h



poste ouvert au cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux / à defaut aux contractuels