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Assistante de Direction auprès des Elus du Directeur de Cabinet

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offre emploi ville mantes jolie 78
Collectivité : Ville de MANTES LA JOLIE(78)
Cadre d'emploi : Adjoint administratif territorial-AAT
Filière : Administratif
12/01/2018 Métier  Etat-Civil - Elections - Aff générales
Catégorie : C
Statut : Titulaire ou contractuel
Lieu de travail :
MANTES LA JOLIE (Île-de-France)

Type d'offre : Fonction publique territoriale
Type de contrat : CDD ou titulaire
Expérience : 2 à 3 ans
Rémunération : Rémunération statutaire + régime indemnitaire
Date limite des candidatures :  23/04/2018



ville mantes jolie 78 recrute

Descriptif et missions

Ville de MANTES LA JOLIE recrute :
Assistante de Direction auprès des Elus du Directeur de Cabinet

Mission :

L’Assistante de Direction des Elus et du Directeur de Cabinet apporte une aide permanente, à ce dernier, en termes d’organisation personnelle, de gestion administrative et de communication.

L’agent est rattaché à la Direction du Cabinet et travaille en collaboration avec les Elus et le Directeur de Cabinet sur l’ensemble de ses misions mais également en transversalité avec les autres assistantes – en charge du secrétariat des élus et de Monsieur le Maire – afin de garantir une transversalité sur l’ensemble des dossiers ainsi qu’une bonne communication de l’ensemble des informations pertinentes à la gestion du quotidien.

Activités principales :

Organisation de la vie professionnelle du Directeur de Cabinet :

- Organiser l'agenda, en lien avec l’agenda de Monsieur le Maire, et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Directeur de Cabinet ;
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
- Organiser les déplacements.

Organisation de la vie professionnelle des élus (en partenariat avec une autre assistante) :

- Organiser les appels, l'agenda, les déplacements, et les rendez-vous (notamment les rendez-vous avec les administrés) et le courrier entrant/sortant ;
- Planification de réunions : Réunion de quartiers(VDQ), réunions techniques avec les services de la Ville, et les partenaires publics ;
- Recherche et diffusion d’informations,
- Aide la Direction de la Communication et des Relations Publiques dans la coordination des événements.

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :

- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers ;
- Veille sur la bonne application de la charte des documents produits par le service.

Suivi des projets et activités de la direction :

- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ;
- Suivre l'exécution budgétaire du service – tenue de régie ;
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service.

Accueil téléphonique et physique au secrétariat :

- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ;
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur ;
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques ;
- Accueil physique du secrétariat en fonction des rendez-vous.

Organisation et planification des réunions :

- Rédiger les ordres du jour en concertation avec Directeur de Cabinet ;
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions ;
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus ;

Activités complémentaires :

L’Assistante de Direction rattachée auprès du Directeur de Cabinet et dans le cadre de la Direction du Cabinet peut être amené à participer à des missions transverses notamment pour assurer une continuité de service.

Conditions de travail :
Travail en bureau,
Horaires variables et pics d’activité en fonction des obligations du service,
Très grande disponibilité.

Profil recherché

Diplôme de niveau III ou expérience similaire

Savoir-faire :
- Maîtrise des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur, messagerie, navigateur),
- Maîtrise des techniques de secrétariat,
- Prise de notes,
- Qualités rédactionnelles et d'expression orale,
- Respect impératif des délais,
- Maitrise d'organisation et de gestion du temps de travail.

Savoir-être :
- Autonomie, rigueur et sens de l'organisation,
- Sens du relationnel et de l'écoute,
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité,

Description de la collectivité

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