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Assistante de Direction (remplacement)

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 Ville de PALAISEAU     Titulaire ou contractuel


ville palaiseau 91 recrute
18/04/2018

Descriptif et missions

Ville de PALAISEAU recrute :
Assistante de Direction (remplacement)

Sous l’autorité directe de la Directrice Générale des Services, vous l' assistez dans l’organisation de son temps de travail, le classement des dossiers et l’accueil téléphonique et physique de ses interlocuteurs. Vous êtes en lien avec tous les services de la ville. Vous fonctionnez en binôme avec l’assistante des responsables de départements afin d'assurer une continuité des missions en cas d’absence.

- Gestion de l’agenda et montage des réunions
- Organisation de l’accueil des participants aux réunions
- Préparation des dossiers en amont de la réunion – respect des délais de transmission
- Relecture et correction des courriers soumis au visa
- Gestion et suivi du courrier entrant et sortant
- Organisation du classement et de l’archivage des dossiers
- Suivi et gestion des congés et des absences des responsables de service
- Planning des astreintes administratives
Assurer la rédaction :
- de compte-rendus de réunions
- de courriers réponses à des administrés
- de lettres d’information aux habitants
- de notes de synthèse
- Engagement des bons de commande
- Suivi des lignes budgétaires



Profil recherché

- Titulaire d’un diplôme en secrétariat ou gestion administrative
- Expérience significative sur des fonctions similaires
- Sens de l’organisation et de la gestion du temps
- Bonne orthographe, maîtrise de la syntaxe et de la grammaire, qualités d’expression écrite
- Connaissance des techniques de prise de note rapide
- Connaissance des principes de rédaction d’un compte-rendu et d’une note de synthèse
- Connaissance de la mise en forme des courriers
- Capacité à gérer les priorités dans la gestion quotidienne de l’activité
- Autonomie, rigueur et méthode, disponibilité
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques, du fonctionnement d’Internet et Intranet
- Maitrise de l’image rendue (garant de l’image des responsables de département qu’il ou elle assiste)
- Esprit d’équipe
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité

Description de la collectivité

La Ville de Palaiseau se doit d'apporter aux quelque 30 000 Palaisiens un service public de qualité.
Elle exerce directement un certain nombre de compétences déléguées par l'Etat (en matière d'urbanisme, de logement, d'éducation, d'action sociale, de sport etc.). Elle a, pour sa part, délégué à des organismes de coopération intercommunale d'autres compétences (ordures ménagères au Syndicat des Ordures Ménagères de la Vallée de Chevreuse, développement économique et environnement à la Communauté d'Agglomération du Plateau de Saclay par exemple).

Les priorités décidées par les élus sont mises en œuvre par les services municipaux qui, sous la direction du directeur général des services, sont répartis en départements thématiques et 27 services.



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