Accueil - Opportunité de mobilité territoriale - Assistante de direction (h/f) - Mairie de ROSNY-SOUS-BOIS

Assistante de direction (h/f)

Localisation recruteur Mairie de ROSNY-SOUS-BOIS    status candidat Titulaire ou contractuel

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rosny bois 93 recrute
Poste ouvert en recrutement
16/07/2021

Descriptif et missions

Mairie de ROSNY-SOUS-BOIS recrute :
Assistante de direction (h/f)

L’agent est chargé du secrétariat de la Direction de la Santé et de la Solidarité.

Travail en étroite relation avec la Directrice.

Assurer le secrétariat de la direction

- Assurer l’accueil téléphonique

- Renseigner les services sur les disponibilités sur l’agenda du Directeur

- S’assurer du respect des procédures suivantes :

- Ordre de mission,

- Numéros d’arrêtés,

- Signature de courriers

- Bon pour reprographie

- Frappe du courrier - des décisions – des délibérations et envoi des conventions pour signature

- Organiser les réunions – commission cohésion sociale– réunion responsables de structures

- Réserver les salles

- Envoyer les convocations et les documents

- Préparer les pochettes de réunions


- Assurer la gestion du courrier :

- Trier et Répartir entre les services

- Classer et organiser les revues, magazines, courriers

- Frappe des courriers par le biais du logiciel Légalbox

- Passer les commandes de fournitures de bureau, enveloppes, ramettes de papier, cartouches, et les faire livrer dans les différents services. Gérer le budget y afférents par service.

- Prendre en note et rédiger les comptes rendus des réunions des responsables de structures ou autres réunions

- Prendre contact avec Xerox pour le fonctionnement du multifonction

- S’occuper de l’archivage des dossiers de la direction en lien avec le service des archives ;



Assurer des missions diverses

- Gérer les congés des responsables de structure et des agents du service social

- Administrer les dossiers des stagiaires en lien avec la DRH et établir des statistiques sur leur nombre

- Déclarations SACEM pour les événementiels

- Préparation du calendrier des fêtes du CCAS

- Réception cartons d’invitations – tracts – notes de services pour manifestations dans les 3 clubs pour suivi reprographie – signature et envoi

- Etablir la liste d’invités pour des manifestations ou inaugurations diverses et envoyer les invitations

- Gestion du dossier canicule avec la remise à jour chaque année des différents documents (planning des astreintes, procédure-)

- Met à jour très régulièrement le Plan Communal de Sauvegarde et en assure la diffusion auprès des élus et des différentes directions

- Participe aux manifestations organisées par le CCAS

- Référent du portail collaboratif

Partenaires internes et externes :

- Collègues du service social/ CCAS
- Responsable du service social
- Services municipaux dont la DRH, DSI, Direction de la communication
- Directrice de la santé et de la Solidarité
- Directrice adjointe en charge de la dépendance.
- Membres du CA du CCAS
- Les élus rattachés à la Direction
- Secteur loisirs retraités et les 3 clubs
- SACEM

Lieu de travail : Centre Yvon GATTAZ

Horaires : 37 heures 30 par semaine Modèle à horaires variables avec un horaire d’arrivée au plus tôt à 8h00 et un horaire de départ au plus tard à 18 h.
Cycle mensuel de 151h40

Profil recherché

BAC PRO SECRETARIAT

Connaissances :

Maîtrise de l’orthographe
Maîtrise des techniques de secrétariat


Compétences techniques :

- Maîtrise de l’outil informatique
- Savoir rédiger et mettre en page des écrits professionnels


Compétences comportementales :

- Être rigoureux et organisé
- Avoir le sens de l’écoute et du contact
- Être patient
- Être diplomate
- Être discret
- Disponible

Avantages collectifs au travail

  • Prime de fin d’année
  • Amicale du personnel
  • Abonnement CNAS ou FNAS
  • Abonnement COS ou CAS
  • Régime indemnitaire
  • ARTT

Description de la collectivité

Rattachée à la Métropole du Grand Paris (MGP) et à l’établissement public territorial Grand Paris Grand Est (GPGE), Rosny-sous-Bois compte 45 000 habitants, gère un budget de près de 100 millions € et emploie plus de 1 100 agents.

La ville est à la fois résidentielle et active avec, notamment, les centres commerciaux Rosny 2 et Domus qui ont un rayonnement régional. Elle comprend 25% de logements sociaux et trois quartiers inscrits en politique de la ville. Desservie par les autoroutes A86, A3 et A103, elle est reliée à Paris par le RER E (19 minutes de Saint-Lazare). Territoire de projet à fort potentiel, elle sera reliée au métro d’ici 2022 (prolongation de la ligne 11), ainsi qu’au Grand Paris Express d’ici 2025 (ligne 15 Est).


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