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Assistante de Direction

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 Ville de MANTES LA JOLIE     Titulaire ou contractuel


ville mantes jolie 78 recrute
05/02/2018

Descriptif et missions

Ville de MANTES LA JOLIE recrute :
Assistante de Direction

Sa Mission :
Dans le cadre de la mise en œuvre de la politique de ressources humaines de la Ville : apporte une aide permanente au Directeur des Ressources Humaines, rattaché à la Direction des Stratégies organisationnelle et juridique, en termes de gestion, d’organisation fonctionnelle, de communication d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers. L’agent recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.

Il assure le traitement et la gestion des dossiers en matière de gestion des ressources humaines dans le respect des procédures et dispositions réglementaires.


Ses Activités principales :
- Organisation permanente de la vie professionnelle du Directeur et du service :
- Gérer, planifier, organiser l’agenda du service et l’emploi du temps du Directeur en fonction des disponibilités des intervenants externes, des priorités et des échéances, en transversalité le cas échéant avec l’assistante de la DSOJ ;
- Gérer les temps forts du service ;
- Recherches diverses sur demande du Directeur : auprès des services de la DRH et des Directions opérationnelles, tableau de suivi, information RH ;
- Organiser, planifier et gérer la logistique (salle, matériel, véhicule réservé systématiquement en cas de déplacement du responsable à l’extérieur) des réunions et évènements de la Direction : rechercher les disponibilités des participants, choisir la date la plus opportune avec le responsable le cas échéant, envoyer les invitations préparation des dossiers des participants le cas échéant selon consignes du responsable ;
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages ;
- Créer les rappels des étapes-clefs des procédures en cours de l’agenda du responsable.

- Suivi des dossiers des projets et activités de la Direction :
- Interface et relais entre le Directeur, les services de la DRH et les services opérationnels ;
- Gestion des mails et des sollicitations internes et externes : apporter un premier niveau de réponse afin que la Direction gagne en réactivité ;
- Tenir, créer, développer, adapter, renseigner, et mettre à jour les outils organisationnels (dont tableaux de bord de suivi des activités du service) ;
- Formaliser les procédures ;
- Mise en œuvre des changements organisationnels nécessaires à la modernisation du service ;
- Suivi de projets de la Direction : réalise le rétroplanning, s’assure du bon déroulement du projet et du respect des délais avec la DRH.

- Accueil téléphonique et physique des correspondants et visiteurs du responsable :
- Identifier, comprendre les demandes et renseigner les interlocuteurs notamment sur le suivi des dossiers, l’avancée d’une procédure ;
- Recevoir (dont ligne propre et renvois du responsable), filtrer, réorienter, transmettre les messages téléphoniques et courriers informatiques.

- Réalisation et mise en forme des travaux de bureautique :
- Prendre des notes ;
- Mise en forme de courriers ;
- Rédiger et saisir des documents de formes et de contenu divers ;
- Préparer des documents de présentation et les mettre en forme ;
- Divers tâches : impression de documents, réception envoi et suivi des parapheurs, transmission de documents aux services destinataires etc.

- Saisie de données et utilisation de logiciels spécifiques ;

- Trier, classer, archiver les dossiers et documentation du service :
- Classer et ordonner les dossiers et documents de manière rationnelle et lisible pour tous ;
- Créer les fonds de dossier.

Missions complémentaires : Pôle d’assistantes mutualisées de la DRH et de la DSOJ
- En cas d’empêchement de l’assistant(e) de la DSOJ, lui apporte une aide en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil :
- Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques ;
- Accueil téléphonique et physique du secrétariat en fonction des priorités du DSOJ ;
- Organiser et planifier des réunions et rendez-vous, gestion logistique ;
- Gestion des parapheurs ;
- Contrôle formel et premières corrections des documents internes et externes et de leurs circuits de validation mis à la signature du DGA.

- Apporte une aide aux services de la DRH en cas de nécessité sur la rédaction de courriers et d’actes administratifs, la prise de rendez-vous ou l’organisation d’instances.

Profil recherché

BTS Assistant de manager avec une expérience en RH ou Master en gestion des collectivités territoriales

Compétences requises (techniques, relationnelles) :
Savoirs
- Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale.
- Connaissance des ressources humaines.

Savoir faire
- Accueil et relations avec le public et/ou les usagers (internes/externes) ;
- Transmission et circulation de l’information ;
- Logiciels de Bureautique (dont tableur, traitement de texte, power point) ;
- Outils informatiques spécifiques (dont Internet, Intranet) ;
- Rédaction administrative et expression écrite (règles d’orthographe, syntaxe et grammaire) ;
- Communication et expression orale ;
- Connaissance des techniques de classement et d’archivage ;
- Vocabulaire professionnel ;
- Travail en équipe ;
- Organisation et gestion du temps ;
- Organisation, planification et contrôle du travail ;
- Conception, réalisation, suivi des tableaux de bord ;
- Travail en coopération et en transversalité.

Savoir être
- Rigueur et méthode ;
- Sociabilité, aisance relationnelle, garant de l’image du responsable ;
- Autonomie, initiative dans l’organisation du travail ;
- Adaptabilité ;
- Affirmation de soi ;
- Discrétion, devoir de réserve et de confidentialité, sens du service public.

Conditions de travail :
Travail en bureau et en équipe,
Disponibilité : horaires avec amplitude variable en fonction des obligations de service public et des pics d’activités (réunions, projets, actualités, commissions).

ville mantes jolie 78 emploi

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