CHARGE DE L'ADMINISTRATION GENERALE F/H

CHARGE DE L'ADMINISTRATION GENERALE F/H

ACTIVITES PRINCIPALES :
Organisation et gestion des assemblées délibérantes :
- Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle : tableaux de bord, planning, notes de service, logigrammes -
- Répartir et planifier les activités en fonction des échéances,
- Impulser des dispositifs de veille et de suivi des actes,
- Organisation des instances : planning annuel des différentes instances, retroplanning de production des délibérations, et en lien avec l’assistante :
- Préparation et organisation des réunions des instances (bureaux, conseils et commissions) : réservation et mise en place des salles.
- Préparation des dossiers (bureaux, conseils et commissions) : mise en forme des délibérations, rédaction des convocations et dossiers avec annexes à transmettre dans le respect des délais de transmission.
- Prise de notes lors des séances de bureaux et conseils en lien avec l’assistante et rédaction de procès-verbal.
- Gestion et suivi des listes des élus (mails, adresses, téléphones) sur tous les supports nécessaires (excel, outlook, dematis).
- Préparation, suivi et supervision de l’exécution des décisions du conseil communautaire sur le plan administratif et juridique,
- Suivi des commissions de la direction des ressources y compris la CCSPL,
- Rédaction de délibérations en matière d’administration générale, juridiques,
- Préparation et rédaction des documents administratifs et techniques (conventions, décisions, arrêtés), mise en place d’outils de suivi, accompagnement des services,
- Sécurisation juridique des actes de la collectivité et gestion des contentieux liés aux délibérations,
- Organisation des élections (conseil communautaire, instances diverses),

Autres :
- Contrôle juridique et engagements financiers, le cas échéant, des conventions, décisions, arrêtés,
- Gestion des assurances : relations avec les organismes assureurs, déclarations de sinistres, suivi des dossiers de sinistre,
- Gestion des archives,
- Rédaction de notes,
- Mise en place de tableaux de bord de suivi de l’activité du service,
- Veille juridique,
- Contribuer au développement de la culture juridique des agents de la collectivité,
- Gestion des budgets mobilier, fournitures de bureau et affranchissement (recensement des besoins et passation des commandes)

1/ Connaissances de base et diplômes/spécialités détenues (savoirs) :

- Formation supérieure en droit public et droit des collectivités locales appréciée ou expérience sur un poste similaire exigée,
- Aisance rédactionnelle,
- Bonne connaissance de l’environnement territorial,
- Techniques de prise de notes,
- Maîtrise de l’outil informatique.

2/ Qualités personnelles (savoir être) :

- Pédagogie, réactivité et pragmatisme, sens de l’anticipation et de l’organisation,
- Esprit d’initiative, autonomie, disponibilité,
- Aisance rédactionnelle,
- Rigueur, bon relationnel.