UNE CHARGEE DE MISSION – RELATIONS PUBLIQUES

UNE CHARGEE DE MISSION – RELATIONS PUBLIQUES

Sous la responsabilité du directeur du Cabinet du Maire, au sein du service Relations Publiques, vous assurerez les missions suivantes :

MISSIONS :

1. RELATIONS PUBLIQUES :

- Chargée de mission : concevoir et organiser un événement en lien avec le chef de service,
(Réceptions des Nouveaux Habitant, Réception de remise des médailles du travail-)
- Chargée de relation avec les prestataires : commandes diverses (réceptions, fleurs, alimentation, boissons, cadeaux de naissances, médailles de la Ville, -),
- Gestion des prêts et /location de salle (Moulin Fidel, Salle Galilée, Orangerie) : rédaction et envoi des courriers et des contrats, devis de gardiennage en lien avec la société, responsable de la régie location de salle : gestion des paiements en lien avec la trésorerie de Sceaux,
- Gestion des stocks : boissons, alimentations, fournitures, -
- Gestion des fichiers - systématiques - : mise à jour, envois aux services, -
- Gestion des envois de cadeaux de naissance en lien avec le service des affaires générales,
- Installation du Conseil municipal et autres réceptions et/ou réunions à l’Hôtel de Ville
- Gravure des médailles de la Ville,
- Achats à l’extérieur, à la demande du chef de service,
- Missions d’hôtesse lors de réception : accueil, tenue de vestiaire, aide au service, à l’Hôtel de Ville, à l’Orangerie, au Moulin Fidel, à la Maison des Arts : Médaille du travail, Noël des enfants du personnel, Soirée du personnel, Noël des crèches, Forum des associations, Journée du développement durable, ...
- Accueil du public :
- Accueil et information des usagers et visiteurs : identification des demandes externes ou internes et orientation vers les différents services,
- Standard téléphonique, orientation des communications vers les différents services, renseignements téléphoniques,
- Secrétariat, gestion et mise à jour de fichiers, phoning, prise de rendez-vous, mise sous pli,
- Réception et répartition du courrier.

2. MISSIONS TRANSVERSES :

- Gestion et envoi des photos aux administrés, aux élus, au personnel municipal.

- Bonne maîtrise et gestion des appels téléphoniques,
- Bonne maîtrise de l’orthographe et, sens de la rédaction,
- Maîtrise de l’outil informatique et des outils bureautiques en général,
- Qualités relationnelles confirmées et capacité d’adaptation aux différents interlocuteurs,
- Sens de l’organisation et de l’anticipation, réactivité, rigueur,
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité,
- Vous devez être doté d’une excellente présentation, d’un excellent relationnel, d’un sens du service public, d’une grande disponibilité, polyvalence et flexibilité,
- Qualités relationnelles confirmées et capacité d’adaptation aux différents interlocuteurs : relations constantes avec le Cabinet de Monsieur le Maire, les Elus, et l’ensemble des services mais aussi, contacts directs et permanents avec le public, relations avec d’autres collectivités et administrations, relations avec les commerçants de la Ville, et les fournisseurs,
- Tenue correcte exigée,
- Soirées ponctuelles ville : haut blanc, pantalon ou jupe noire ou robe noire ou ensemble noir.