Un(e) Adjoint(e) au Responsable du service des Affaires Générales

Un(e) Adjoint(e) au Responsable du service des Affaires Générales

MISSIONS :

Assistanat du chef de service chargé du secteur des Elections, de l’Etat-Civil, des Cimetières et du recensement de la population.
Assurer la gestion des élections en collaboration avec la responsable.
Collaborer au suivi de la démarche qualité.
Rôle de conseils et de référence sur le secteur Etat-Civil, cimetières, élections auprès des agents.
Gestion des plannings d’activités.
Gestion du service en l’absence du responsable.

FONCTIONS :

ELECTIONS
Organisation des élections politiques et professionnelles

Tenue à jour de la liste électorale.
Elaboration des commissions électorales et présentation des travaux.

Préparation matérielle et administrative des scrutins

Logistique relative à la préparation des bureaux de vote, des urnes, des dossiers, des listes d’émargement.
Tenue du bureau centralisateur le jour des scrutins.

Elaboration de la liste préparatoire des jurés d’assises

AFFAIRES GENERALES

Gestion et suivi du recensement de la population


ETAT-CIVIL-CIMETIERES

Missions administratives

Suivi des missions réalisées par les agents.
Gestion et traitement de l’ensemble des actes d’état-civil, du recensement militaire
Gestion de la régie des cimetières et des opérations funéraires
Etablissement des dossiers de mariages, divorces, jugements, cartes d’identité, passeports, mentions, Pacs, changement de prénom, livrets de famille, rectifications d’actes-
Elaboration de courriers, compte-rendu.

Mission en situation d’accueil excepté lors des périodes de scrutins électoraux

Gestion des flux et prise de rendez-vous.
Accueil du public
Présence impérative 2 samedis matins (récupération dans la semaine ou semaine suivante)

- Connaissance de la collectivité et de son environnement
- Connaissances de l’Etat Civil, de la législation funéraire et des élections
- Maîtrise des outils informatiques et logiciels métier
- Aptitude à analyser et appliquer les règles de droit
- Aptitude rédactionnelle

QUALITES REQUISES

- Qualités d’accueil et aptitude aux relations humaines
- Sens de l’organisation, rigueur et précision
- Esprit d’analyse, de synthèse et d’initiative
- Sens du travail en équipe
- Grande disponibilité
- Maîtrise de soi
- Devoir de confidentialité et de réserve
- Respect de l’image de la Ville
- Parfaite présentation.