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Un/e asistant/e de Direction - CDD de 4 mois

Localisation recruteur Ville de CERGY    status candidat Contractuel


ville cergy 95 recrute
Un/e asistant/e de Direction - CDD de 4 mois
20/11/2020

Descriptif et missions

Ville de CERGY recrute :
Un/e asistant/e de Direction - CDD de 4 mois

Sous la responsabilité des directrices des Finances et de la Commande Publique, et des Assemblées et du Conseil Juridique, vous pilotez le secrétariat de ces deux directions, participer à des activités de coordination interne (réunions DGA, organisation de CAO-) et assistez leurs directrices dans leur organisation professionnelle.


MISSIONS
Assurer l’organisation de la vie professionnelle des Directrices des Finances et de la Commande Publique, et du Conseil Juridique et des Assemblées :
- Gérer les agendas et rendez-vous en fonction des priorités,
- Organiser des réunions, en assurer la préparation (ex : constitution de dossiers, réservation de salle-) et rédiger les comptes rendus,
- Assurer la prise de messages, alerter sur les urgences et informations importantes, et faciliter le suivi des priorités,
- Organiser les déplacements des Directrices.

Piloter le secrétariat des deux directions :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique,
- Gérer le courrier : arrivée, départ et dispatching, suivi des courriers urgents et / ou importants,
- Rédiger des documents et courriers, en assurer le classement et l’archivage,
- Assurer une veille et de la recherche documentaires,
- Elaborer des documents cadres et en assurer le suivi (ex : suivi des sujets passant au conseil municipal-),
- Assurer la gestion administrative des arrivées et départs des agents des deux directions (réservation de matériels, badge d’accessibilité-),
- Assurer la comptabilité des deux directions.

Participer à des activités propres à chaque direction mais aussi transversales :
- Organiser certaines réunions de la Direction Générale Adjointe - Ressources -,
- Gérer les agendas des responsables de services et du contrôleur de gestion,
- Rédiger des arrêtés de régies et assurer le suivi des frais de régie,
- Assurer le suivi de la ligne comptable liée aux subventions et les mandatements des autres directions en portefeuille (en lien avec la responsable du service Exécution budgétaire et comptable),
- Participer au secrétariat du service de la commande publique : organisation et convocations des CAO, notifications des marchés publics-).


INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
Nature du contrat : CDD jusqu’à la fin du mois de mars 2021
Horaires : 39h hebdomadaires – Travail du lundi au vendredi

Profil recherché

Issu(e) d’une formation bureautique ou en assistanat de direction (niveau Bac), vous maîtrisez les logiciels du Pack Office et les techniques de secrétariat (prises de notes, rédaction de courriers, de comptes rendus, gestion de bases de données). Des connaissances en droit, comptabilité publique et procédures des marchés publics serait appréciée.
La rigueur, la discrétion, l’autonomie, un sens aigu de l’organisation, une réelle aisance relationnelle, des compétences en termes d’accueil et de communication, une grande polyvalence, une disponibilité certaine, le sens du service public et une capacité d’adaptation et de la réactivité sont également attendues.

Avantages collectifs au travail

  • Congés supplémentaires
  • Restauration collective/titres restaurant
  • Régime indemnitaire

Description de la collectivité

Ville de 65000 habitants disposant d’une qualité de vie et d’une offre riche de services au public, Cergy est située à une trentaine de kilomètres de Paris (RER A, SNCF, A15…), aux portes du Parc naturel du Vexin. Elle constitue un pôle économique et administratif majeur du territoire, avec une attractivité culturelle et étudiante forte.



ville cergy 95 emploi

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