UN(E) ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F) POUR LA DIRECTION GENERALE

UN(E) ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F) POUR LA DIRECTION GENERALE

Sous l’autorité du Directeur Général des Services et du Directeur Général Adjoint des Services, vous aurez en charge notamment les missions suivantes :

GESTION ADMINISTRATIVE :

- Assistante du Directeur Général des Services et du Directeur Général Adjoint des Services (agendas, organisations réunions, groupe de travail, notes, courriers, comptes rendus).
- Gestion des réunions des Responsables de département (planification, ordre du jour, compte-rendu).
- Gestion des dossiers du Bureau Municipal (planification, convocation, ordre du jour, compte-rendu)
- Gestion des fichiers des Conseillers municipaux, des instances communales et Comités.
- Gestion des Actes administratifs : arrêtés, arrêtés de voiries urgents, et contravention de la flotte automobile.
- Gestion de la plateforme des élus.
- Gestion des astreintes de la Direction générale et celles des Élus en lien avec le Directeur de Cabinet.
- Gestion du planning des absences du Maire et suivi des délégations de signature provisoire aux Adjoints.
- Gestion du temps sur logiciel GESTOR en qualité de correcteur.
- Planification des Réunions Budgétaires avec le Maire, les Services, le département Finance et la Direction Générale.
- Planification des Evaluations Professionnelles des Responsables avec le DGS et le DGAS.
- Préparation des réunions de la direction générale : constitution de dossiers, suivis des réunions, élaboration de compte-rendu.
- Gestion en autonomie de dossiers de la direction générale.
- Gestion transversale en lien avec le service juridique sur les dossiers du conseil municipal.
- Gestion de dossiers confidentiels.
- Gestion de dossiers liés à l'organisation des services (organigramme, répertoire, etc.)
- Gestion de l'accès SVP dédié à la direction générale.

GESTION FINANCIÈRE :
- Gestion du budget du service.
- Élaboration et suivi des engagements, de la livraison suivi des factures jusqu'à la liquidation sur Astre.


ACCUEIL DU PUBLIC : Interlocuteur privilégié de l'ensemble des services, des administrés et de la Communauté d'agglomération - Val d'Yerres Val de Seine.

MISSIONS SPÉCIFIQUES OU OCCASIONNELLES :
- Alimentation d'information sur l’intranet.
- Tenue d'un bureau de vote en qualité de secrétaire titulaire jusqu'à l'élaboration du procès-verbal,
- Élaboration de procédures pour permettre une bonne gestion transversale au sein du service.
- Participation aux cellules de crises : interlocuteur des sinistrés et des prestataires.
- Correspondant informatique de service (intervention technique de 1er niveau).

- Bac + 2 minimum
- Expérience similaire
- Maîtrise de l’outil informatique (Outlook, Word, Excel, Power Point).
- Maitrise de la communication orale et écrite
- Capacité d'adaptation, d'organisation, sens du relationnel, rapidité, discrétion, rigueur, dynamisme, réactivité, autonomie
- Aptitude à travailler en équipe
- Sens du service public, de l’accueil, de l’écoute et respect de la confidentialité
- Connaissance souhaitée des logiciels Oxyad, Astre Compta, IXBUS Dématérialisation, Gestor gestion du temps, Zédoc archives.


- Poste à 37h30 hebdomadaires sur 4.5 jours – alternance mercredi matin / samedi matin