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UN(E) SECRETAIRE DE CABINET DU MAIRE

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 Ville de BOIS COLOMBES     Contractuel


ville bois colombes 92 recrute
28/05/2018

Descriptif et missions

Ville de BOIS COLOMBES recrute :
UN(E) SECRETAIRE DE CABINET DU MAIRE

Sous l’autorité du Directeur de Cabinet, vous serez en charge d’assurer le secrétariat du Cabinet dans le respect des règles et des procédures établies et fournir au Directeur et collaborateur de Cabinet un soutien logistique. Vous devrez faciliter la circulation de l’information entre les services municipaux / les élus / les administrés et assurer le suivi des dossiers confiés.

Activités principales :

- Assurer la gestion de l’agenda, la prise de rendez-vous et des déplacements du Maire et des Elus,
- Participer à l’organisation des réunions services de la Mairie /élus, confirmer les présences des élus aux réunions partenariales, préparer les dossiers de Monsieur le Maire,
- Préparer les plannings hebdomadaires des manifestations publiques, de réservations de voiture, gérer les réservations de la salle de réunion des élus,
- Assurer la mise à jour des fichiers Excel, assurer les publipostages (invitations, vœux),
- Assurer l’accueil téléphonique,
- Assurer le suivi du courrier et des mails des élus,
- Optimiser les procédures de classement et d’archivage des documents,Assurer le suivi des courriers en arrivée et départ du cabinet selon la procédure du logiciel GRC ADMIMAIL.

Profil recherché

Compétences et qualités requises :

- Discrétion, diplomatie, organisation,
- Disposer de qualités rédactionnelles,
- Maitriser les règles d’orthographe et de syntaxe,
- Savoir faire face aux situations d’urgence,
- Maîtriser l’expression orale et les techniques d’accueil (ex : reformuler les demandes, écouter activement, savoir répondre au téléphone-),
- Savoir hiérarchiser et classer les informations réceptionnées,
- Savoir restituer, synthétiser et transmettre les informations,
- Savoir gérer la confidentialité des informations et des données,
- Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants,
- Savoir identifier et appliquer les procédures administratives,
- Savoir organiser et gérer un système de classement et d’archivage,
- Connaissance de l’environnement territorial,
- Aisance rédactionnelle souhaitée.

Cadre d’emploi :
- Adjoint Administratif Territorial

Description de la collectivité

Située dans les Hauts-de-Seine (92), dans la boucle nord de la Seine, Bois-Colombes, à 9 km de Paris Notre-Dame,
bénéficie d'une position géographique enviable car elle se trouve idéalement située à proximité :
de la Défense,
de l'aéroport de Roissy-Charles-de-Gaulle (pour venir de Roissy, prendre A1 puis A86 à St-Denis
et sortir à Bois-Colombes),
des boulevards périphériques,
de la porte Maillot,
de l'autoroute A86 (prendre la sortie Bois-Colombes),
des voies sur berges...



ville bois colombes 92 emploi


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